Як організувати успішний медіа-захід

Зміст

• Почніть з прес-релізу
• Дивіться телефонні дзвінки
• Ретельно сплануйте час своєї події
• Не намагайтеся робити все
• Полегшити вхід (і вийти)
• Розглянемо візуалів
• Не забувайте прес-набір
• Переконайтеся, що ваш медіа-контакт доступний
• Використовуйте працівників із досвідом
• Заздалегідь підготуйте свою заяву
• Що робити, якщо репортер не показує?

Один із найпростіших способів вашої компанії отримувати безкоштовні засоби масової інформації - часто відомі як "зароблені медіа" - через медіа-події. Незалежно від того, чи об’єднуєтесь ви з кількома спонсорами, щоб допомогти менш щасливим, або проводите прес-конференцію, щоб оголосити про випуск продукту, вам слід дотримуватися певних кроків, щоб організувати успішний медіа-захід.

Почніть з прес-релізу

Надіслати прес-реліз допоможе медіа вирішити, чи ваша історія гідна висвітлення. Ось чому це допомагає зробити ваш прес-реліз простим і ніколи не використовувати будь-яку ажіотаж. Станції та газети шукають новини; вони не шукають списку продажів.

У вас є вікно для надсилання вашого прес-релізу. Ви не хочете надсилати його занадто рано, і тоді він буде забутий або похований, і ви не хочете надсилати його занадто пізно, коли інші історії, можливо, вже були призначені, і вони просто не можуть підходити до вашої події Як правило, за два-три дні до вашої події достатньо розширеного повідомлення, щоб дати пресі можливість планувати репортерів.

Ви також хочете бути впевненими, що ви включаєте в свій прес-реліз вказівки та будь-які спеціальні інструкції. Якщо штаб-квартира вашої компанії знаходиться в одному місці, але ваша подія знаходиться на вашому заводі за 30 миль, вам потрібно зробити це зрозумілим у своєму випуску.

Дивіться телефонні дзвінки

Після того, як ви надіслали прес-реліз, ви можете зателефонувати до редакторів газет або продюсерів на телеканалах, щоб переконатися, що вони його отримують. Це все, що вам потрібно запитати.

Вони часто відкриють для них розмову, щоб сказати вам, чи думають вони, що зможуть приїхати чи ні. Але навіть якщо це не так, ви не хочете питати, чи приходять вони. Вони будуть там, якщо зможуть, але не обіцяють.

Пам’ятайте, що новини та важкі дні новин можуть завадити їм з’являтися в останню хвилину. Ви не хочете, щоб вони допитувались, щоб побачити, чи приходять вони, навіть у день події, коли ви стоїте там, чекаючи появи репортерів.

Ви також хочете дивитися час здійснення телефонного дзвінка. Дзвінок за десять хвилин до 17:00. може здатися вам кінцем дня, але для продюсера це десять хвилин до нічної ефіри новин. Найкращий час для дзвінків, як правило, близько 10:00 та між 1:00 та 14:30.

Ретельно сплануйте час своєї події

Усі працюють над термінами. Газети встановили час, коли вони кладуть номер у наступний день. Це означає, якщо вони прийдуть на вашу подію о 17:00. у четвер, висвітлення може не з’являтися до суботи.

Телевізійні станції зазвичай мають ранок, полудень, 5:00, 6:00, 10:00 та / або 23:00. ефіри новин протягом тижня, залежно від ринку телебачення. Отримати висвітлення, якщо ваша медіа-подія розпочнеться о 16:00. може бути дуже хитро. Вони не просто скачуть у свою машину новин і їздять, як божевільні, щоб отримати стрічку в ефір до 5:00. Існує сценарій, який потрібно написати, і стрічку, яку потрібно редагувати.

Сплануйте час своєї події так, щоб він був не тільки зручним для журналістів, але й збільшував ваші шанси отримати більш негайне опромінення.

Не намагайтеся робити все

Як не спокусливо стати режисером, не кажіть журналістам, фотографам чи відеооператорам, які кадри ви бажаєте отримати. Ви хочете встановити з ними певний зв’язок і налагодити стосунки з газетою чи телестанцією. Ви не переможете жодних друзів, сказавши їм, як робити свою роботу.

Полегшити вхід (і вийти)

Якщо ви проводите подію на вашому заводі площею 50 000 квадратних футів, а ділянка, яку ви дозволяєте медіа, знаходиться в задній частині будівлі, надайте їм якомога простіший доступ. Не дозволяйте їм паркуватись в передній частині будівлі, а потім притягніть їх обладнання до кінця, якщо ви зможете допомогти. Якщо є спосіб заїхати на задній план, повідомте медіа про напрямки руху у вашому прес-релізі та чітко позначте шлях, коли вони прибудуть.

Ви також хочете розглянути, яка площа вашого об'єкту суворо поза межами. Наприклад, якщо ви не можете уникнути тривалої прогулянки, чи дійсно ви хочете, щоб засоби масової інформації пройшли через всю вашу будівлю за допомогою камер? Це не означає, що вони почнуть знімати все, що хочуть. Але багато компаній мають сувору політику щодо того, куди камери та непрацівники можуть їхати з власних причин.

Розглянемо візуалів

Подумайте про свої візуальні матеріали уважно. Надайте ЗМІ якомога більше практичного досвіду. Поговорити про продукт протягом півгодини, а потім посилатися на малюнок у брошурі - це те, що медіа навіть не повинні показувати. Пам’ятайте, що вони передають візуальні зображення вашим потенційним клієнтам - їх глядачам чи читачам - тому важливо пам’ятати свою аудиторію, щоб ви могли охопити необхідне висвітлення.

Не забувайте прес-набір

Включіть інформацію про свою подію та роздайте її ЗМІ. Ця інформація допоможе їм написати історію, але також допоможе вам більше контролювати новини, оскільки ви надаєте їм важливу інформацію.

Переконайтеся, що ваш медіа-контакт доступний

Не забудьте зробити свої ЗМІ доступними для питань. Якщо у репортера є додаткові запитання, вони повинні мати можливість швидко зафіксувати ваш медіа-контакт. Обов’язково введіть номер телефону контактної інформації для медіа та будь-яку іншу контактну інформацію у своєму прес-комплекті.

Використовуйте працівників із досвідом

Вам не доведеться обмежувати речників своєї події лише власними ЗМІ. Якщо працівник може дати кращий звуковий сигнал, тому що він мав більше досвіду розробки та роботи з певним продуктом, будь-яким чином, зробіть їх доступними для запитань.

Заздалегідь підготуйте свою заяву

Якщо ви плануєте спілкуватися на камері або з журналісткою з газет, подумайте, що ви хочете сказати достроково. Це може допомогти другові, який не знайомий з вашим бізнесом, прочитати ваш прес-набір і задати їм питання. З цих питань, а також із власного мозкового штурму вийдіть зі списком відповідей. Ви не хочете звучати репетировано, але ви також не хочете звучати непідготовленими або говорити "Умм ..." багато.

Ви також хочете розглянути різні типи медіа. Газета має інші потреби, ніж телебачення, і навпаки. Журналіст із газети може задати вам питання, які сильно відрізняються від телевізійних репортерів. Кожен носій має різні способи подання ваших новин, тому їм потрібен тип, який найкраще підходить для їх аудиторії.

Що робити, якщо репортер не показує?

Станція чи газета може надсилати фотографа чи відеографа замість репортера. Це не означає, що ваша історія для них не важлива. Їх не було б, якби вони не планували давати висвітлення вашої історії, тож поставтеся до того, хто дуже добре проявиться.

Якщо відеооператор перетягує їхню передачу, тоді не надайте їм прес-набору. Запропонуйте занести їх до них, поки вони не зможуть отримати потрібні кадри. Якщо поводитися з ними як з громадянином другого класу, це повернеться до станції і може зашкодити вашим шансам на майбутнє покриття.