Як відформатувати професійне повідомлення електронною поштою

Зміст

• Сюжетна лінія
• Привітання
• Тіло повідомлення
• Відформатуйте своє повідомлення електронною поштою
• Додайте підпис електронною поштою
• Не забувайте додатків
• Шаблон повідомлення електронної пошти
• Шаблон повідомлення електронної пошти
• Приклад професійного повідомлення електронною поштою (лише текст)

Коли ви надсилаєте запит про роботу або подаєте заявку на роботу, важливо відформатувати електронну пошту так само професійно, як і будь-який інший діловий лист. Зрештою, кожен - включаючи рекрутерів та менеджерів з найму - отримує багато електронних листів. Переконайтеся, що ваші електронні листи виділяються через вміст, а не через неохайні помилки, неправильне форматування чи надто випадкові мови.

Використовуйте читабельний шрифт розміром 10 або 12 пунктів у своїх листах. Надсилання електронних листів, пов’язаних із пошуком роботи, з професійної адреси електронної пошти - в ідеалі, ваша адреса електронної пошти повинна містити лише комбінацію вашого імені та прізвища або імені та імені. Ось що потрібно включити під час надсилання кореспонденції щодо пошуку роботи та формат електронних повідомлень, який слід використовувати під час надсилання електронних повідомлень, пов’язаних із працевлаштуванням.

Сюжетна лінія

Не забудьте включити у свою електронну пошту рядок теми.

Якщо ви забудете включити його, ваше повідомлення, ймовірно, навіть не збирається відкриватися. Використовуйте рядок теми, щоб підсумувати, чому ви надсилаєте електронну пошту. Деякі приклади сильних сюжетних ліній:

• Заявка на маркетингового партнера - Джейн Сміт
• Запит на інформаційне інтерв'ю
• Дякую - співбесіда з маркетингу
• Посилається [Ім'я особи] на [Інформаційне інтерв'ю, обговорення XYZ тощо]

Привітання

Якщо у вас є контактна особа, зверніться зі своїм електронним листом до Шановного містера. Прізвище. Якщо можливо, дізнайтеся прізвище менеджера з найму. Ця інформація іноді включається до списку вакансій. Якщо це не так, використовуйте сайти типу LinkedIn, щоб визначити контактну особу, або перевірте інформацію на веб-сайті компанії.

Якщо є контактний номер, ви також можете зателефонувати на стійку реєстрації компанії та побачити, чи може портьє надати інформацію.

Перевірте також свою власну мережу: чи знаєте ви кого-небудь, хто працює в компанії і, можливо, міг би поділитися додатковою інформацією?

Якщо у вас немає імені контактної особи, просто зверніться по електронній пошті до Шановного менеджера з найму. Інший варіант - не включати привітання та просто починати з першого абзацу свого повідомлення.

Тіло повідомлення

Скопіюйте та вставте супровідний лист в повідомлення електронної пошти або напишіть супровідний лист в тілі повідомлення електронної пошти. Якщо робота, яка розміщує роботу, вимагає надіслати своє резюме як додаток, надішліть своє резюме у вигляді PDF або Word-документа. Коли ви цікавитесь про доступні посади або мережу, будьте зрозумілі, чому ви пишете та мету свого електронного повідомлення.

Відформатуйте своє повідомлення електронною поштою

Ваш електронний лист має бути відформатований як типовий діловий лист, з пробілами між абзацами та без помилок друку чи граматичних помилок. Не помиляйтесь про довжину якості - тримайте свою електронну пошту короткою та чіткою. Уникайте надмірно складних або довгих речень. Полегчіть одержувачам електронної пошти швидке сканування вашої електронної пошти та знати, чому ви надсилаєте електронні листи.

Перечитайте це, як і будь-яке інше листування. Якщо ви дійсно стурбовані помилками друку, роздумайте надрукувати чернетку електронної пошти. Часто простіше зафіксувати помилки друку та граматичні помилки на паперовій копії, ніж під час перегляду на екрані. Перегляньте шаблон електронного повідомлення та зразок повідомлення електронної пошти нижче, щоб побачити, як має виглядати ваше повідомлення.

Додайте підпис електронною поштою

Важливо створити підпис електронної пошти та включити свій підпис до кожного надісланого повідомлення. Додайте до свого підпису повне ім’я, адресу електронної пошти та свій номер телефону, щоб менеджер з найму міг з першого погляду побачити, як зв'язатися з вами. Ви також можете включити посилання на свою сторінку профілю або веб-сайт LinkedIn, щоб персонал, що займається набором персоналу, і менеджери з найму можуть легко дізнатися більше інформації про вас.

Не забувайте додатків

Надсилання електронного листа із пошуком роботи часто включає вкладення файлів, резюме, портфоліо чи інші зразкові роботи. Переконайтесь, що двічі переконайтеся, що ви вклали всі файли, згадані у своєму електронному листі, перш ніж натиснути кнопку "відправ".

Шаблон повідомлення електронної пошти

У наведеному нижче шаблоні повідомлень електронної пошти перерахована інформація, яку потрібно включити до електронних повідомлень, які ви надсилаєте під час пошуку роботи. Використовуйте шаблон як орієнтир для створення персоналізованих електронних повідомлень для надсилання роботодавцям та підключенням.

Шаблон повідомлення електронної пошти

Тема повідомлення електронної пошти: Позиція менеджера магазину - Ваше ім'я

Привітання:

Шановний пане. Прізвище або Шановний менеджер з найму:

Перший абзац:

Перший параграф вашого листа повинен містити інформацію про те, чому ви пишете. Будьте чіткими та прямими - якщо ви претендуєте на роботу, згадайте назву вакансії. Якщо ви хочете інформаційне інтерв'ю, вкажіть це у своїх вступних реченнях.

Середній абзац:

У наступному розділі вашого електронного повідомлення слід описати, що ви можете запропонувати роботодавцю, або якщо ви пишете, щоб попросити про допомогу, який тип допомоги ви шукаєте.

Заключний абзац:

Завершіть супровідний лист, подякувавши роботодавцю за те, що він вважав вас за посаду чи ваш зв’язок за допомогу у пошуку роботи.

Підпис електронної пошти:

Ім'я прізвище

Адреса електронної пошти

Телефон

Профіль LinkedIn (необов’язково)



Приклад професійного повідомлення електронною поштою (лише текст)

Тема: Пошук посади ад'юнктурного факультету - Ваше ім’я

Шановний містер / пані / доктор. Прізвище,

Сьогодні я пишу, щоб дізнатися про можливість подати заяву на посаду асистента викладача у вашому університеті. Цього літа я переїжджаю до вашого району. Мене звали доктор Нельсон, який був одним з моїх професорів в Університеті Північних царств.

У мене є ступінь магістра з корінних досліджень з Університету Північних царств, і я допомагав у кількох класах, закінчуючи ступінь.

Крім того, мені цікаво дізнатися більше про ваш доктор наук. програма з історії Північної Америки. Можливо, ми можемо запланувати зустріч, щоб я дізнався більше про програму.

Я додав своє резюме для вашого ознайомлення. Дякую за ваш час, і я сподіваюся, що незабаром почуюсь від вас.

Ім'я прізвище
Адреса електронної пошти
Телефон
Профіль LinkedIn (необов’язково)