Як розробити план аутсорсингу
Зміст
Багато дискусій про аутсорсинг у ЗМІ роблять його складним, але це досить просто. Навіть у наших будинках ми "передаємо" багато завдань: приготування їжі, підтримання наших газонів та догляд за дітьми. Коли у нас немає часу, уваги чи навичок робити роботу самостійно, ми шукаємо когось, хто може, і того, хто зробить роботу за ціну, яку ми можемо собі дозволити платити. Корпорації працюють однаково, хоча їх рішення може залучати більше факторів та осіб, які приймають рішення.
Процес розробки
Але так само, як сім'ї приймають різні рішення, корпорації можуть приймати напрочуд різні рішення щодо аутсорсингу. Не існує шаблону, який працює для всіх фірм, але є процес, який повинні враховувати всі фірми:
Реалізація
У минулому багато корпорацій, можливо, навіть не знали, що таке аутсорсинг. Сьогодні вони знають про аутсорсинг, але, можливо, не усвідомлюють, скільки аутсорсингових (і подібних до аутсорсингу) програм вони вже працюють: копіювальні центри, поштові зали, управління об'єктами, ІТ та навіть частини корпоративного юридичного відділу. Аутсорсинг може вирішити не кожну проблему, але дізнання про контракти попереднього покоління визначить нові проекти та надасть цінну інформацію.
Постановка цілей
Щоб досягти успіху в створенні аутсорсингової програми, потрібно визначити конкретні цілі, наприклад, зменшити загальні корпоративні витрати на п’ять відсотків, зосередитись на ефективності для одного місця розташування або переглянути лише функції, що виконуються в одному бізнес-підрозділі. Цілям не потрібні величезні деталі. У міру того, як ваш досвід аутсорсингу зростатиме, визначення зміняться.
Участь
Вам потрібні учасники з багатьох областей експертизи, щоб дати внесок у план, перевірити припущення та надати експертне судження. Коли ви переходите від загального плану до конкретних проектів, ви повторите цей процес і створите підгрупи з ще більш конкретними знаннями.
Ідентифікація
Тепер, коли у вас є цілі та експерти для визначення та інтерпретації інформації, саме час визначити конкретні проекти для вашої аутсорсингової програми. Кожна фірма розробляє різні критерії та керується культурою настільки ж, як і фінансовий або операційний аналіз, але є загальні критерії, на які слід звернути увагу:
- Попередні рішення: Ваша фірма, ймовірно, приймала раніше рішення щодо використання непрацівників, наприклад тимчасових працівників або договорів на обслуговування. Попрацюйте із закупівлями та з PMO (Управління управління проектами) для детальної інформації. Подивіться, як вони вирішували проблеми у цьому списку, і складіть вивчені уроки.
- Експертиза: Ви виконуєте функції чи виробляєте продукцію без достатнього досвіду, або у вас проблеми із збереженням менеджерів? Чи має нинішнє керівництво план вирішення цих проблем? Якщо ні, це може бути хорошим проектом аутсорсингу.
- Якість: Навіть якщо у функції функціонують люди з правильними навичками та досвідчені менеджери, ви можете не отримати необхідного рівня обслуговування. Чи проводить менеджер опитування клієнтів? Що говорять клієнти про товари чи послуги? Розрив у якості або відсутність інтересу до обслуговування клієнтів - ще один прапор аутсорсингу.
- Вартість: Винятково якісна послуга - це не обов'язково хороша цінність. Як ваші витрати порівнюються з конкурентами? Чи виробляє ця функція щомісячні звіти: Питомі витрати, операційні витрати, багаторічні тенденції витрат? Якщо ця функція не може створювати ці звіти, аутсорсингова служба може забезпечити більшу прозорість ваших операцій.
- Масштаб: Обстеживши всю свою фірму, ви зробите багато несподіваних відкриттів. Бути зосередженим! Один великий проект є кращим кандидатом на аутсорсинг, ніж ряд менших проектів. Цей єдиний великий проект потребуватиме значно менших адміністративних та управлінських ресурсів. Зберігайте вичерпний список, але вибирайте лише тих кандидатів, які надають великий вплив на вашу першу хвилю проектів.
- Безпека: Тепер ви добре уявляєте потенційні проекти. Настав час їх фільтрувати відповідно до стандартів безпеки. Безпека - складний і суперечливий предмет. У різних галузях промисловості застосовуються різні стандарти, а деякі фірми більш безпечні, ніж їх конкуренти. Розуміти внутрішні та галузеві стандарти та обмежувати відповідно аутсорсинг проектів. Включіть у свої дискусії юридичні, інформаційні та службові послуги, корпоративну безпеку, відповідність (якщо вона застосовується) та будь-які підрозділи з питань "ризику"
- Пріоритетність: Кожен елемент вище (та, можливо, інші характеристики) повинен бути набраний, а потім кожному проекту слід присвоїти загальну "вартість аутсорсингу". Безперечно, буде багато дискусій щодо того, які характеристики є найважливішими, якщо їхні оцінки точні та якщо слід врахувати інші характеристики. Не дивуйтеся, якщо цей процес триватиме місяці чи навіть роки.
- Зв'язок: На той момент, коли ви надали пріоритет для потенційних проектів, ви провели безліч зустрічей і поспілкувались з багатьма людьми. Очікуйте, що ці дискусії будуть публічною інформацією у відділах, на які ви орієнтовані на аутсорсинг. Завжди припускайте, що ці дискусії стосуватимуться Вашого населення, часто в режимі реального часу. Ретельно продумані корпоративні комунікації повинні бути готовими та готовими. Ніколи не дозволяйте чуткам стати кращим джерелом інформації, ніж факти.
Виконання
Після закінчення цього процесу у вас буде початковий план аутсорсингу. Під час виконання цього плану є ще багато кроків: підтвердження даних, створення підкомітетів для конкретних проектів, визначення постачальників, запуску пілотів, укладення контрактів тощо. Однак розробка вашого плану надає вам перші та найважливіші кроки.
