Надайте впевненості своєму начальнику за допомогою плану управління ризиками

Зміст

• Що таке управління ризиками в управлінні проектами?
• Планування управління ризиками
• Процес управління ризиками в 5 кроків
• Крок 1: ініціюйте
• Крок 2: Визначте
• Крок 3: Оцініть
• Крок 4: Плануйте відповіді
• Крок 5: Реалізація

Кращі керівники проектів мають повну довіру свого лінійного менеджера та спонсора проекту. Виконавці своїх проектів вірять їм, коли кажуть, що їм потрібно додаткове фінансування, більше ресурсів або допоможуть вирішити проблему.

Коли ви працюєте в ризикованих ситуаціях, вам потрібен правильний комплект. Як і мандрівник з рюкзаком із мотузки та накладки, вам знадобляться також інструменти для подолання проектного ризику.

Ви можете підвищити впевненість менеджера у вашому проекті за допомогою плану управління ризиками. Простий п’ятишаговий процес може надзвичайно перетворити те, як ваш начальник бачить ваш проект (і ви).

Що таке управління ризиками в управлінні проектами?

Управління ризиками в управлінні проектами - це процес виявлення, оцінки та реагування на проектні ризики.

Ризики проекту - це речі, які можуть впливати на проект (позитивно чи негативно, але люди трактують ризик як події, які негативно вплинуть на проект).

Незалежно від того, чи є ваш проект великим чи малим, з ним будуть пов'язані ризики. Ці ризики можуть бути будь-якими - від ризику перепаду шкільного параду до ризику підвищення цін до критичної складової вашої нової плати.

При неправильному управлінні проектом ризик може ускладнити успішне виконання проекту. Неперевірені ризики можуть додати час до вашого розкладу, роботу до вашого часу та гроші до вашого бюджету. Менеджери нервують подібні речі. Усього цього можна уникнути за допомогою плану управління ризиками.

Планування управління ризиками

План управління ризиками - це чудовий спосіб підвищити власну впевненість у здатності своєї проектної команди домогтися - і це переливається також на підвищення довіри вашого менеджера. Ви хочете, щоб вони вірили, що ви можете це зробити, і ви хочете, щоб вони знали, що може заважати вам успішно реалізовувати проект. План управління ризиками - ідеальний інструмент для цього.

І вгадайте, що? Почати дуже просто.

Управління ризиками проекту - це простий п’ятиступковий процес. Не будемо робити це складніше, ніж це повинно бути. Це те, з чого ви можете розпочати сьогодні, підготуйтеся до обговорення цього питання на наступній зустрічі і закінчіть, коли хтось набирає протоколи.

Процес управління ризиками в 5 кроків

Як і в багатьох випадках управління проектами, управління ризиками - це процес. П'ять кроків:

1. Посвятити
2. Визначте
3. Оцініть
4. Планові відповіді
5. Реалізація

Якщо ці терміни зараз для вас мало означають, будь ласка, дотримуйтесь цього - я все це поясню.

Крок 1: ініціюйте

По-перше, ви хочете встановити контекст для управління ризиками у вашому середовищі управління проектами.

Тут, мабуть, не дуже багато роботи, оскільки хтось із вашої компанії вже підготував політику корпоративного ризику, і все, що вам потрібно зробити, це відстежити її. Це пояснить підхід компанії до ризику і може навіть призначити необхідні вам шаблони. Шаблони завжди рятують вас від роботи, тому пильнуйте і про них!

Навіть якщо у вас немає політики щодо корпоративного ризику, хтось, хто керує проектами поряд з вами, може мати план управління ризиками, який ви можете скопіювати. Навіщо винаходити колесо? Повторне використання документів є необхідним, якщо ви хочете заощадити час і зробити більше.

Використовуйте те, що ви знайшли, щоб скласти план управління ризиками для свого проекту. Це частина вашого загального плану управління проектами і говорить про те, як ви збираєтесь підходити до управління ризиком свого проекту.

Якщо ви не знаєте, що в нього помістити, читайте далі! Наступні кроки дадуть вам краще уявлення про те, про що потрібно говорити у вашому плані управління ризиками.

Це покращує впевненість: Показати вашому менеджеру, що ви маєте підхід до вирішення невизначеності щодо свого проекту та що ви активно збираєтесь управляти ризиком.

Крок 2: Визначте

Щойно у вас викладений підхід, ви можете почати працювати з ним.

Тепер ви визначаєте ризики, які впливатимуть на ваш проект. Це лише колись зроблений знімок у часі, і ваш реєстр ризиків - це те, до чого ви хочете знову і знову повертатись, щоб також було вкладено щось нове.

Ви можете визначити ризики, скориставшись контрольним списком загальних ризиків, опитуючи зацікавлених сторін проекту (особливо складних зацікавлених сторін, оскільки вони, як правило, мають багато що сказати про те, що може піти не так), сеанси мозкового штурму та використання вашого здорового глузду.

Ви шукаєте речі, які можуть викликати проблеми, якщо вони коли-небудь траплялися. (Пам'ятайте, ризики ще не сталися. Проблеми з проектом - це речі, які вже відбулися.)

Однак якщо ви хочете робити це, ви обов'язково повинні залучати інших людей. Поодинці у вас не буде всієї картини, і ви закінчите пропущені речі.

Ризики може і повинен визначати кожен. Як менеджер проекту, ваша робота полягає в тому, щоб заохочувати колег підвищувати з вами ризики, щоб ви, як команда, могли щось з ними зробити.

Усі виявлені ризики повинні бути записані в реєстрі ризиків. Якщо у вас є координатор проекту в команді чи особа, яка підтримує проект, вони можуть це зробити. В іншому випадку це частина адміністративних завдань, які ви повинні виконати.

Це покращує впевненість: Демонструючи, що вам відомо про ключові ризики, які можуть вплинути на ваш проект, і що у вас є засоби для постійного обізнаності про нові ризики.

Крок 3: Оцініть

Потім ризики оцінюються на ймовірність та вплив. Коли ви оцінюєте ризик, подумайте про те, наскільки це ймовірність виникнення, скільки коштуватиме обробка та скільки часу, можливо, це додасть до шкали часу вашого проекту.

В якості подальшої міри ви також можете оцінити близькість, а це означає, наскільки близький у часі ризик, що може статися. Ризик із великою близькістю потенційно може виникнути незабаром. Ризик із низькою близькістю може виникнути в якийсь момент у віддаленому майбутньому. Це може дати вам ще один фактор для визначення пріоритетності свого часу та енергії, коли справа стосується ризиків.

Це покращує впевненість: Забезпечення того, щоб ваш менеджер мав чітке уявлення про те, що відбудеться у випадку, якщо будь-який з цих ризиків реально реалізується.

Крок 4: Плануйте відповіді

Тепер ми підійшли до м'ясної частини вашого плану управління ризиками. На цьому кроці ви розробляєте, як керувати ризиком, визначаючи відповідну відповідь.

Ми робимо це тому, що досі все, що у вас є, - це список того, що може статися, щоб відкинути ваш проект у майбутньому і наскільки велика угода була б. Що ваш менеджер захоче дізнатись далі: Що ти будеш робити з цим?

Як правило, є чотири речі, які можна зробити для вирішення та управління ризиком проекту. Вони є:

• Уникайте: вживайте заходів, щоб запобігти виникненню цього результату.
• Передача: Перекладіть відповідальність на іншу сторону, наприклад, зі страховим полісом.
• Пом'якшення: вживайте заходів, щоб зменшити вплив проблеми, якщо вона виникає.
• Прийміть: зрозумійте, що може виникнути ризикований результат, і за згодою вашої команди не вживайте жодних заходів для його запобігання.

Деякі з ваших ризиків можуть мати позитивний результат. Наприклад, існує ризик того, що ви продаєте стільки нового продукту, що перестанете зривати телефонні лінії. Це була б приємна проблема, але це все-таки ризик, на який ви повинні планувати.

Існує кілька способів підготуватися до позитивного ризику, зокрема:

• Експлуатуйте: зробіть все можливе, щоб переконатися в такому результаті, щоб ви могли отримати нагороди.
• Частка: Попрацюйте з іншим колегою чи компанією, щоб зробити більш позитивним ризик.
• Вдосконалення: Впливайте на фактори, які можуть сприяти позитивному результату, і спробуйте отримати ще більшу користь.
• Прийняти: визнати можливість позитивного ризику і нічого не робити.

Вам потрібно буде розробити, яка стратегія реагування є найкращою для кожного ризику у вашому реєстрі. Наприклад, ви можете вирішити, що ризик обвалу даху на заводі - це те, що ви просто приймете, оскільки це, мабуть, не відбудеться. Однак ризик того, що харчове отруєння забирає половину вашої робочої сили, - це те, що ви активно збираєтесь пом'якшити, перекваліфікувавши весь свій персонал громадського харчування. Якщо це сталося раніше і насправді цілком ймовірно, якщо ви щось з цим не зробите, ви захочете зменшити ризик.

Після того, як відповідь буде визначена та погоджена, власники ризиків можуть бути призначені для виконання плану дій щодо управління ризиками. Іншими словами, вам потрібно, щоб хтось відповідав за виконання завдань, про які ви домовились у своєму плані.

Це покращує впевненість: Покажіть своєму менеджеру, що ви розглядали, що робити щодо речей, які можуть спричинити проблеми для вашого проекту, і що ви створюєте плани для зменшення невизначеності та ризику для проекту.

Крок 5: Реалізація

На сьогодні ваш план управління ризиками повинен містити, хто несе відповідальність за здійснення заходів щодо зменшення ризику для кожного ризику. Тепер вони повинні працювати над цими завданнями, щоб ви активно управляли відкритими ризиками.

Це покращує впевненість: Продемонструвавши, що ви та ваша команда проекту можете дотримуватися того, що ви сказали, що будете робити. Повідомляючи про те, що ви досягли, та ризики, які ви пом'якшили, він показує вашій команді управління, що ви серйозно ставитеся до того, щоб поставити та зробити все необхідне, щоб забезпечити майбутній ваш проект проти проблем.

Після того, як ризик пройшов - коли він більше не має значення, тому що він або стався, або більше не може статися - його можна закрити зі свого реєстру ризиків.

Створення цього плану управління ризиками проекту може відрізняти вас від інших менеджерів. Ваш власний начальник матиме докази того, що ви можете стратегічно та творчо замислитись над тим, що може призвести до того, що ваш проект може бути розкритим, і - найголовніше - зробити щось з цього приводу. Ви будете людиною, яка активно керує проблемами, перш ніж вони трапляться, змітаючи блокпости та готові до чого-небудь!

Бачити, що добре керує проектним ризиком, це надійний спосіб розглядатися керівництвом як безпечна пара рук. Вам не потрібно багато досвіду чи сертифікатів для успішного управління ризиком проекту (хоча офіційні кваліфікації в галузі управління ризиками існують). Цей легкий п’ятиступеньковий процес незабаром означатиме, що управління ризиками проекту закладено у ваші плани проекту.