Що робить помічник з адміністративних питань?

Відеоролик: Захід сприймає дії Путіна як гру у покер – Сергій Рахманін, Комітет з питань оборони

Зміст

Обов'язки та обов'язки адміністративного помічника
Зарплата адміністративного помічника
Освіта, навчання та сертифікація
Навички та компетенції адміністративного помічника
Прогноз роботи
Робоче середовище
Робочий розклад
Як отримати роботу
Порівняння подібних робочих місць

Основні функції офісу - адміністративні помічники, включаючи секретарів. Вони набирають і готують документи, планують зустрічі та підтримують файли. Вони відповідають на телефони та прямі дзвінки та допомагають у зустрічах персоналу. У деяких офісах вони можуть виконувати основні завдання з бухгалтерського обліку, і вони можуть приймати оплату від клієнтів та клієнтів.

Близько 4 мільйонів адміністративних помічників та секретарів працювали в США в 2016 році.

Обов'язки та обов'язки адміністративного помічника

Обов’язки адміністративних помічників можуть відрізнятися залежно від типу офісу, в якому вони працюють, але деякі загальні обов'язки включають:

Створення документів.
Зберіть разом слайди-презентації
Створюйте електронні таблиці.
Управління базами даних.
Створення та / або підтримка веб-сайтів.
Виступайте в якості офісного менеджера, плануючи заходи персоналу, такі як вечері з нагородами та збори збору коштів, плануючи зустрічі з клієнтами та влаштовуйте графіки роботи колег.

Зарплата адміністративного помічника

Зарплата може залежати від характеру бізнесу, де працює адміністративний помічник, а також від обсягу обов'язків. Ті, хто обслуговує керівників, отримують основну оплату.

Середній річний дохід: $ 38,880 ($ 18,69 / година)
10% річного доходу: Більше $ 64 230 ($ 30,88 / годину)
Нижній 10% річного доходу: Менше 24 690 доларів (11,87 доларів / годину)

Джерело: Бюро статистики праці США, 2018 рік

Освіта, навчання та сертифікація

Це заняття не вимагає особливої вищої освіти, але воно може бути корисним.

Освіта: Вам знадобиться диплом середньої школи або його еквівалент, і ви можете отримати перевагу в цій галузі, записавшись на аспірантуру або відвідуючи програму навчання секретаря після закінчення школи. Зараз секретарі мають ступінь бакалавра або отримують сертифікати, орієнтовані на спеціальність, наприклад, акредитованого юридичного секретаря або сертифікованого медичного адміністративного помічника у зростаючому числі секторів. Асистенти виконавців та секретарі повинні мати мінімум кредитів коледжу, якщо не ступінь бакалавра.
Навчання: Подумайте про початок роботи з агентства з тимчасової зайнятості. Вони іноді пропонують навчання новобранцям. В іншому випадку, якщо ви маєте деякі базові секретарські чи адміністративні навички, навчання на роботі може бути проведено під час вивчення мотузок певного бізнесу чи галузі.

Навички та компетенції адміністративного помічника

Вам знадобиться кілька основних якостей, щоб досягти успіху, щоб стати помічником адміністративної служби. Якщо у вас їх ще немає, ознайомтеся з кількома порадами щодо скидання на них бонусів.

Комп'ютерні та програмні навички: Вам слід зручно користуватися Microsoft Office, електронною поштою та Інтернетом. Можливо, вам доведеться ознайомитися з QuickBooks або іншими програмами бухгалтерського програмного забезпечення, якщо ви працюєте для малого бізнесу.
Навички багатозадачності: Це може бути особливо важливим, якщо ви також виконуєте функції менеджера. Ви повинні мати можливість жонглювати кількома вимогами одночасно.
Навички словесного та письмового спілкування: Вони є важливими. Ви повинні добре володіти англійською мовою та володіти хорошими навичками з коректури.
Навички міжособистісного спілкування: Ви будете працювати з іншими, включаючи клієнтів та інший офісний персонал. Гарні манери та спокійний манер поведінки можуть бути дуже важливими.
Організаційні навички: Ви повинні бути орієнтовані на деталі та організовані, вміти знаходити документ або протокол відкликання за мить.
Навики прийняття рішень: Ви часто опинитесь одночасно з декількома завданнями, особливо в зайнятих офісах, тому вам слід мати можливість визначати пріоритети та приймати ефективні за часом рішення. Клієнт може захотіти зустрічі відразу, але чи справді він має надзвичайну ситуацію чи може зачекати кілька днів?

Прогноз роботи

На жаль, на цій посаді немає обнадійливих перспектив роботи. Бюро життєвої статистики США передбачає, що технологічний прогрес почне брати на себе багато обов'язків адміністративних помічників з 2016 по 2026 рік, що призведе до зниження на 5% приросту робочих місць.

Робоче середовище

Ця позиція потрібна майже кожній галузі. Ви можете виявити, що працюєте в медичному кабінеті, юридичній канцелярії, урядовій канцелярії або для невеликого підрядника, що знаходиться у сусідстві. У будь-якому випадку ви, швидше за все, опинитесь в офісі.

Віртуальні помічники стають все більш затребуваними, тому, можливо, ви зможете працювати вдома.

Робочий розклад

Це майже незмінно робота на повний робочий день у звичайний робочий час, але характер бізнесу може вимагати роботи у вихідні, наприклад, якщо ви працевлаштовані в медичній клініці. Крім того, фахівці з юридичної професії можуть виявити, що їх очікують поставити за довгі години до судових розглядів та термінів.

Як отримати роботу

Отримайте СВІТЛОВІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Роботодавці, які наймають секретаря або адміністративного помічника, шукають особу, з якою вони зможуть комфортно працювати, яка буде добре поєднуватися з іншим персоналом та кому можна довірити конфіденційну інформацію. Сильні рекомендаційні листи можуть продемонструвати ці якості.

ВИКОРИСТОВУЙТЕ МЕРЕЖІ

Торкніться своїх мереж, щоб отримати потенційні пропозиції щодо відкритих вакансій. Зверніться до контактів у Facebook та LinkedIn, друзів родини, сусідів та колишніх роботодавців. Дайте їм знати, що ви будете вдячні за ознайомлення з усіма, хто може взяти на роботу.

ВІДКРИТИ ВІДКРИТТЯ

Пошукайте в Google місця роботи з такими ключовими словами, як адміністративний помічник, асистент з маркетингу, помічник редакції, медичний секретар, юрисконсульт та офісний помічник, щоб створити списки вакансій. Багато адміністративних робочих місць також буде розміщено у розділі зайнятості веб-сайту для вашої місцевої газети чи Торгово-промислової палати.

Цвях, який поновлюється

Цей зразок резюме може допомогти вам переконатися, що всі найкращі ключові слова включені. І не забувайте про силу чудового супровідного листа, який йде разом з ним.

ПРИЄДНАЙТЕ СВОЙ ІНТЕРВ'Ю

Заздалегідь дізнавшись про те, що вас можуть запитати, ви можете пройти довгий шлях до виступу свого інтерв'ю. Розгляньте кілька загальних зразкових запитань і визначте свої відповіді достроково.