Роль супервізора в управлінні прогулами працівників

Зміст

Обов’язки керівника
Інтерв'ю повернення до роботи
Рекомендовані дисциплінарні процедури, якщо прогул триває
Етап 1: Консультаційний інтерв'ю
Етап 2: Перший офіційний огляд (Етап словесного попередження)
Етап 3: Другий офіційний огляд (етап письмового попередження)
Етап 4: Тимчасове припинення роботи
5 етап: припинення зайнятості
Проблеми в управлінні прогулами

Стефані Йоргес, к.т.н.

У 2017 році Міністерство праці США (DOL) підрахувало, що майже 3% робочої сили роботодавця відсутній у будь-який день. Висока ціна прогулів впливає на організації, навіть більше, коли враховуються втрата продуктивності праці, моральність та тимчасові витрати на оплату праці. Найбільше хвилює те, що майже два з трьох працівників, які не з’явились на роботу, насправді не фізично хворі.

Для більшості компаній відповідальність за управління прогулами в основному покладається на безпосередніх керівників. Ці керівники часто є єдиними людьми, які знають, що певний працівник відсутній.

Вони мають найкраще становище зрозуміти обставини, пов’язані з відсутністю особи, та помітити проблеми на ранній стадії. Тому їхня активна участь у процедурах відсутності компанії має вирішальне значення для загальної ефективності та майбутнього успіху політики чи програми щодо відсутності.

Для забезпечення того, щоб керівникам було комфортно та компетентно виконувати свою роль управління прогулами, їм потрібно мати повну підтримку вищого керівництва. Усі сторони повинні знати про мету політики та процедур відсутності. Чи повинні бути розбіжності між відділами; політика може втратити свою ефективність.

Для забезпечення більшої послідовності наглядові органи повинні бути навчені виконувати обов'язки щодо управління прогулами, консультуватися про те, як проводити ефективні співбесіди по поверненню на роботу, та навчатись із застосуванням дисциплінарних процедур, коли це необхідно.

Обов’язки керівника

Окрім того, щоб забезпечити належне покриття роботи під час відсутності працівника, існує ряд інших критичних дій, які слід вжити контролюючим органам для подолання прогулів. Вони повинні:

гарантувати, що всі працівники повністю усвідомлюють політику та процедури організації щодо боротьби з відсутністю,
бути першою контактною точкою, коли працівник телефонує хворим
підтримувати належним чином детальні, точні та актуальні записи про відсутність персоналу (наприклад, дату, характер захворювання / причину відсутності, очікуване повернення до робочої дати, сертифікацію лікаря, якщо необхідно),
визначити будь-які закономірності або тенденції відсутності, які викликають занепокоєння,
проводити співбесіди по поверненню до роботи
застосовувати дисциплінарні процедури, де це необхідно.

Інтерв'ю повернення до роботи

Підготовка керівників щодо найкращого управління прогулами повинна включати інструкції щодо ефективного та чесного співбесіди з поверненням на роботу. Останні національні опитування свідчать, що ці інтерв'ю розглядаються як один із найефективніших інструментів управління короткочасними прогулами.

Дискусія про повернення до роботи дозволить керівнику вітати працівника назад на роботу, на додаток до того, що продемонструє тверду прихильність керівництва контролювати та керувати прогулами на робочому місці. Інтерв'ю дасть можливість перевірити, чи працівник достатньо добре, щоб повернутися до роботи.

Необхідну документацію можна заповнити так, щоб відсутність та її висновок були належним чином зафіксовані. Той факт, що існує встановлена процедура розслідування та обговорення відсутності з працівником, може сама по собі виступати стримуючим фактором відсутності відвідувачів з неосновних причин.

Інтерв'ю потрібно проводити якомога швидше після повернення заочників на роботу (не пізніше ніж через день після повернення). Працівникові слід надати широку можливість окреслити причини його відсутності. Керівник повинен використовувати співбесіду як час для вивчення будь-яких проблем, які можуть виникнути у працівника, які призводять до відсутності.

Мета полягає у формуванні відкритої та підтримуючої культури. Існують процедури, щоб переконатися, що допомога та консультації пропонуються, коли це потрібно, і щоб гарантувати, що працівник готовий повернутися до роботи.

Працівники зазвичай оцінять можливість пояснити справжні причини відсутності у формалізованій структурі. Якщо керівник сумнівається в достовірності причин відсутності, він / вона повинен скористатися цією можливістю, щоб висловити будь-які сумніви чи занепокоєння.

У будь-який час працівник повинен усвідомлювати, що співбесіда не є просто частиною процедур компанії, а важливою нарадою, під час якої було відмічено відсутність, і це може мати наслідки для майбутньої роботи. Дисциплінарний порядок компанії у разі неприйнятних рівнів відсутності повинен бути пояснений працівникові.

У жодному разі під час засідання інтерв'ю не повинно стати формою покарання, але його слід розглядати як привід висвітлити та пояснити наслідки відсутності у відділі. Переважна більшість працівників отримують почуття гордості та досягнень від своєї роботи та керівництва слід заохочувати ставитися до цих людей як до відповідальних дорослих.

Етап 1: Консультаційний інтерв'ю

Безпосередній керівник повинен повідомити працівника про його занепокоєння з приводу відсутності, спробувати встановити причини хвороби та визначити, що потрібно зробити для покращення відвідуваності.
Якщо на даному етапі виявлено будь-який медичний стан, який може вплинути на придатність до роботи, керівник повинен домовитись про зустріч із затвердженим лікарем лікарем. Це слід підтвердити з працівником у письмовій формі протягом п’яти робочих днів.
Якщо під час обговорення проблема не здається пов'язаною з основною непридатністю до праці, керівник повинен порадити працівнику, що, хоча зафіксовані недуги можуть бути справжніми, очікується стійке покращення відвідуваності або наступний етап процедури буде взято.
Огляд відвідуваності автоматично робиться щомісяця протягом наступних шести місяців.

Етап 2: Перший офіційний огляд (Етап словесного попередження)

Якщо відсутність працівника продовжує погіршуватися після аналізу та регулярного моніторингу, його слід запросити на офіційну зустріч з оглядом з керівником.
Запис про відсутність має бути детально описаний у листі, в якому запрошується працівник на співбесіду. Працівника слід попередити, що вона має право бути представленою представником профспілки або колегою, якщо це доречно.
Метою цієї зустрічі буде:
- продовжувати обговорювати основні причини відсутності,
--інформувати працівника служби та наслідки її вартості щодо її відсутності;
- Попередити працівника (за винятком випадків, коли вирішується звернутися до лікаря), що якщо не відбудеться суттєве і стійке поліпшення, її працевлаштування може бути припинено через неможливість підтримувати прийнятний рівень відвідуваності. Це є усним попередженням.
Якщо медична допомога обґрунтована, необхідно негайно вжити заходів. Тому нарада перенесена лише для того, щоб дозволити завершити цю частину процесу. Протягом п’яти робочих днів працівник повинен отримати медичну консультацію. Потім зустріч повторюється з врахуванням HR, і обговорюється думка лікаря.
Якщо лікар підтвердить придатність до роботи, працівника слід попередити про наслідки тривалої відсутності.

Етап 3: Другий офіційний огляд (етап письмового попередження)

Регулярний моніторинг свідчить про те, що поліпшення схеми відсутності не відбулося, буде організована друга формальна зустріч з персоналом.
Лист із запрошенням працівника на зустріч міститиме протокол відсутності та, знову ж таки, пораду щодо представництва.
Будь-яка нова інформація, надана на нараді щодо поганого здоров’я або зміни характеру хвороби, може потребувати оцінки лікаря, затвердженого компанією.
Працівникові слід надати можливість пояснити свій запис про відсутність. Якщо необхідно, керівник повинен повідомити працівника про те, що видається офіційне письмове попередження і що це попередження залишатиметься у файлі працівника протягом певного періоду. Копія попередження повинна бути видана працівникові та його представнику.
Працівника слід поінформувати, що невиконання очікувань компанії щодо відвідування та покращення існуючих неприйнятних записів про відсутність, це призведе до припинення роботи працівника.
Якщо придатність до роботи викликає сумніви, приступайте до варіантів передислокації відповідно до рекомендацій, отриманих лікарем. Проконсультуйтеся з представником профспілки працівника (якщо це застосовано) щодо процесу перестановки та варіантів.

Етап 4: Тимчасове припинення роботи

Якщо після виконання попередніх етапів дисциплінарного процесу поліпшення відвідуваності не відбудеться, керівництво може продовжити тимчасове відсторонення без оплати праці. Намір призупинити слід підтвердити у письмовій формі із зазначенням дати початку та закінчення. Копія листа про відмову має бути надіслана представнику працівника (якщо це можливо).

5 етап: припинення зайнятості

Це завершальний етап дисциплінарного процесу, коли працівник звільняється за нездатність виконати вимоги компанії щодо відвідування на роботі. Звільнення може відбуватися лише з письмового дозволу старшого керівника та персоналу.
Лист, який закликає працівника, знову міститиме поради щодо представництва та окреслює протокол відсутності. Працівника слід попередити, що в результаті співбесіди він може бути звільнений за нездатність виконувати трудові обов'язки.
Знову, можливо, доведеться проконсультуватися з лікарем компанії, якщо з’явиться якась нова інформація щодо здоров'я або працездатності працівника.
Якщо на підставі можливостей приймається рішення про звільнення, копія листа про звільнення повинна бути надіслана представнику працівника (якщо це доречно).
Працівник може мати право оскаржити звільнення. Апеляція повинна відповідати дисциплінарним процедурам компанії.

Проблеми в управлінні прогулами

Пам’ятайте, що керівникам часто незручно або не бажають повідомляти про тих, хто перевищив прийнятний рівень прогулів. Через численний тиск на керівників, послідовна реалізація політики прогулів не завжди є їх головним пріоритетом.

Важливо спробувати вилучити суб'єктивність із управління прогулами та забезпечити однакове ставлення до всіх працівників. Важливо бути послідовними, наполегливими та справедливими до всіх. Якщо відсутність не буде усунуто або вирішено непослідовно, може призвести до нижчого рівня моралі.

Більшість працівників оцінюватимуть політику та програми, що сприяють, а не карають. Суворі або каральні заходи, які змушують працівників прийти на роботу, можуть призвести до того, що працівники стануть "відсутніми під час роботи".

Вони роблять якомога менше і протистоять будь-яким зусиллям, щоб змусити їх зробити більше. Слід впроваджувати інші програми, що допомагають працівникам бути присутніми на роботі, такі як гнучкий графік роботи, розподіл робочих місць, нагороди відвідування та оздоровчі програми.

-------------------------------------------------

Стефані Йоргес - консультант з лідерства у провідній вищій службі та спеціалізується на допомозі переможеним лідерам перемогти на роботі та досягти успіху в житті.