Важливі навички презентації для успіху на робочому місці

Зміст

• Що таке навички презентації?
• Фази презентації
• Види навичок презентації
• Аналітичний
• Організація
• Невербальне спілкування
• Презентаційне програмне забезпечення
• Публічні виступи
• Дослідження
• Вербальна комунікація
• Написання
• Більше навичок презентації
• Як зробити так, щоб ваші навички виділялися

Незалежно від того, ви керівник чи адміністративний помічник на високому рівні, розвиток навичок презентації є одним із ключових способів піднятися на роботу в офісі. Керівники приймають рішення на основі інформації, що ділиться у форматі презентації, і навряд чи будь-який бізнес передумає, не побачивши переконливої ​​презентації.

Не всі презентації проводяться на офіційній зустрічі. Багато навичок презентації стосуються персональних консультацій або телефонних дзвінків.

Будь-якому працівнику офісу важливо знати, які кроки спрямовані на створення ефективної презентації та які презентаційні навички є найважливішими для роботодавців.

Виділення цих навичок також допоможе вам виділитися під час пошуку роботи.

Що таке навички презентації?

Навички презентації стосуються всіх якостей, необхідних для створення та надання чіткої та ефективної презентації. Хоча те, що ви говорите під час презентації, має значення, роботодавці також цінують можливість створення допоміжних матеріалів, таких як слайди. Ваш потенційний роботодавець може захотіти, щоб ви пропонували інструктажі та звіти колегам, проводили навчальні заняття, представляли інформацію клієнтам або виконували будь-яку кількість інших завдань, що передбачають виступ перед аудиторією.

Заняття розмовою та легко зрозуміти розмови є головним компонентом сильних навичок усного спілкування, які є вимогою до роботи на багатьох посадах.

Фази презентації

Будь-яка презентація має три етапи: підготовка, доставка та подальше спостереження. Усі навички презентації вписуються в одну з цих трьох фаз.

Підготовка передбачає дослідження та побудову презентації. Це може означати складання всього тексту (або принаймні написання нотаток) та створення будь-яких слайдів та інших допоміжних візуальних / аудіо матеріалів. Вам також доведеться заздалегідь переконатися, що відповідне місце доступне та правильно налаштоване, і що проектор працює (якщо він вам знадобиться) та підключиться до вашого ноутбука. Ви також хочете практикувати свою презентацію стільки разів, скільки вам потрібно, щоб почувати себе комфортно, доставляючи її з легкістю та впевненістю протягом часу, відведеного на презентацію.

Навички, пов'язані з підготовкою, включають:

• Проведення досліджень, пов’язаних із темою презентації
• Створення графіків та графіків із зображенням результатів дослідження
• Дізнайтеся про свою аудиторію, щоб краще підготувати презентацію до їх потреб
• Створення цифрових слайдів
• Розбиття презентації на частини розумної довжини
• Ефективне використання статистики для переконання аудиторії
• Включення конкретних прикладів та історій для ілюстрування балів та підтримки уваги аудиторії
• Підготовка роздаткових матеріалів або цифрових довідок, щоб аудиторія не була зайнята нотатками
• Ефективне просування презентацій для створення відповідної аудиторії

Доставка це та частина, яку бачить аудиторія. Хороша доставка залежить від ретельної підготовки та впевненої презентації та вимагає власного набору навичок.

Навички, пов'язані з доставкою, включають:

• Проведення відкриття уваги для розмови
• Надання резюме того, що буде охоплено для вступу в презентацію та надання контексту
• Використання мови тіла та очного контакту для передачі енергії та впевненості
• Призупинення, щоб підкреслити ключові моменти
• Модулювання вокального тону для наголосу
• Членис чітко і плавно
• Нагнітаючи гумор
• Виступає з ентузіазмом та анімацією
• Проектування впевненості
• Підведення підсумків ключових моментів
• Подання питань для уточнення пунктів

Слідувативключає належне виламування та зберігання будь-якого обладнання, зв'язок з будь-якими учасниками аудиторії, з якими ви погодилися спілкуватися далі, а також вимагати, збирати та аналізувати відгуки. У деяких презентаціях ви можете збирати інформацію від членів аудиторії (наприклад, імена та контактну інформацію або заповнені опитування), які ви також повинні організовувати та зберігати.

Навички, пов'язані з подальшою діяльністю, включають:

• Створення форми оцінювання для виклику відгуків у присутніх
• Інтерпретація відгуків від оцінок та зміна вмісту та / або доставки для майбутніх презентацій
• Організація бази даних відвідувачів для майбутніх презентацій
• Опитування ключових учасників, щоб отримати додатковий відгук
• Надсилати учасникам слайди презентації

Види навичок презентації

Аналітичний

Кращі ведучі постійно вдосконалюють свою майстерність. Щоб покращитись, ви повинні мати можливість чесно подивитись на свою ефективність, оцінити отриманий зворотний зв'язок та зрозуміти, що вам потрібно зробити для покращення. Це вимагає аналітичного мислення.

Що ще важливіше, вам потрібно чітко усвідомити інформацію, яку ви збираєтесь передати іншим. Вам потрібно проаналізувати свою аудиторію та бути готовим до швидкого роздуму, якщо вам задаються питання, які змушують вас продемонструвати, що ви повністю знаєте матеріал та його наслідки.

• Чутливість проблеми
• Звітність
• Геодезія
• Оптимізація
• Прогностичне моделювання
• Вирішення проблеми
• Перебудова
• Стратегічне планування
• Інтеграція
• Управління процесами
• Постійне вдосконалення
• Діагностика
• Розсікання
• Оцінювання
• Судження

Організація

Ви не хочете бути людиною, яка проводить половину свого часу на презентацію, намагаючись знайти кабель для підключення свого ноутбука до проектора. Багато речей може піти не так безпосередньо перед презентацією, і, мабуть, вони будуть, якщо ви не організовані.

Підготовка до презентації також означає відстежувати нотатки, інформацію та час початку / зупинки.

Презентація, яка закінчилася за половину відведеного часу, є проблематичною, як і занадто довгодушною.

Нарешті, вам захочеться перечитати та налагодити всі матеріали, які ви плануєте використовувати для презентації.

• Планування заходів
• Аудит
• Бенчмаркінг
• Пріоритетність
• Облік
• Планування
• Увага до дрібниць
• Швидке мислення

Невербальне спілкування

Розмовляючи з аудиторією, спосіб представлення себе може бути таким же важливим, як і те, як ви представляєте свою інформацію. Ви хочете виглядати впевнено та привабливо. Це можна зробити через гарну поставу, використання жестів рукою та встановлення зорового контакту з аудиторією. Практикуйте свою невербальну комунікацію, знімаючи себе на практиці та ретельно спостерігаючи за своєю мовою тіла.

• Активне слухання
• Підшипник
• Poise
• Впевненість
• Емоційний інтелект
• Повага
• Сприяння груповій дискусії
• Усвідомлення етнічної, політичної та релігійної різноманітності

Презентаційне програмне забезпечення

Microsoft PowerPoint - це домінуюче програмне забезпечення, яке використовується для створення наочних посібників для презентацій. Навчіться його добре використовувати, включаючи особливості поза базовими шаблонами, які дійсно можуть оживити презентацію. Навіть якщо хтось інший готує для вас слайд-шоу, це допоможе знати, як використовувати програмне забезпечення у разі змін в останню хвилину.

• Microsoft Office
• Дизайн
• Основна
• Google Слайди
• Adobe Presenter

Публічні виступи

Вам потрібно здаватися зручним та захоплюючим, коли висловлюєтеся перед живою аудиторією, навіть якщо ви цього не робите. Це може зайняти роки практики, а іноді публічні виступи просто не для певних людей. Незручний ведучий - це виклик для всіх. На щастя, навички публічних виступів можуть вдосконалюватися на практиці.

• Артикуляція
• Заручини
• Оцінка потреб аудиторії
• Консалтинг
• Поводження зі складними питаннями
• Контроль тривоги при виконанні
• Запам'ятовування
• Модулювання голосового тону

Дослідження

Дослідження - це перший крок у підготовці більшості презентацій і може скласти від багаторічного процесу до проведення 20 хвилин в Інтернеті, залежно від контексту та теми. Принаймні, ви повинні мати можливість чітко обрамляти дослідницькі питання, визначати відповідні джерела інформації та впорядковувати свої результати.

• Мозковий штурм
• Співпраця
• Аналітика великих даних
• Бізнес-аналітика
• Розрахунок
• Аналіз випадку
• Причинно-наслідкові зв’язки
• Класифікація
• Порівняльний аналіз
• Інтерпретація даних
• Дедуктивне мислення
• Індуктивне міркування
• Дослідження пошукових систем

Вербальна комунікація

Публічний виступ - одна з форм вербальної комунікації, але для того, щоб добре представити, вам знадобляться інші форми. Зокрема, ви повинні знати, як відповісти на запитання. Ви повинні вміти розуміти питання, задані вашою аудиторією (навіть якщо вони дивні чи погано викладені) та надавати шанобливі, чесні та точні відповіді, не виходячи з теми.

• Активне слухання
• Фокус
• Емпатія
• Поводження зі складними питаннями
• Напористість
• Консультування
• Ствердження
• Промовляння

Написання

Можливо, вам може не знадобитися письмовий сценарій, але вам потрібно заздалегідь спланувати, що ви збираєтесь сказати, в якому порядку ви це скажете і на якому рівні деталізації. Якщо ви можете написати згуртований твір, ви можете спланувати презентацію.

• Граматика
• Правопис
• Лексика
• Коректування
• Будівництво обрисів
• Конспектування
• Націнки на документ

Більше навичок презентації

• Узагальнення
• Продажі
• Переконання
• Надання анекдотів для ілюстрації пункту
• Гумор
• Навчання
• Репетиція
• Проектування роздаткових матеріалів
• Визнання та протидія запереченням
• Поставлення зондуючих питань для отримання більш детальної інформації про конкретні проблеми
• Отримання критики без оборонності
• Утримуватися від занадто частого виступу або заважати іншим
• Передчуваючи турботи інших
• Знання про товар
• Формат аналізу SWOT
• Підтвердження тверджень із доказами
• Багатомовний
• Контракти
• Робота з рецензентами
• Послідовність
• Розробка та підтримка стандартних операційних процедур (SOP)
• Розробка твердження пропозиції
• Творчість
• Логіка
• Створення та управління очікуваннями
• Мотивація
• Тренування

Як зробити так, щоб ваші навички виділялися

ВКЛЮЧИТИ НАВЧАЛЬНІ ВИМОГИ ВІД ВІДПОВІДУ Якщо це можливо, ви можете згадати ці слова у своєму резюме резюме чи заголовку.

НАВЧАЛЬНІ НАВЧАЛЬНІ ВИСТАВКИ В ВАШОМУ ПОКРИТТЬОМУ ЛІСТІ: Згадайте одну-дві конкретні навички презентації та наведіть приклади випадків, коли ви демонстрували ці риси на робочому місці.

Покажіть свої навички презентації в інтерв'ю роботи:Під час інтерв'ю вас можуть попросити надати зразок презентації. У цьому випадку вам захочеться втілити ці навички під час презентації. Наприклад, ви хочете продемонструвати свої навички усного спілкування, висловлюючись чітко і стисло, протягом усієї презентації.