Як писати догани про виконання працівниками

Зміст

• Складові догани
• Важливість підписів
• Надайте можливість відповіді працівника
• Зразок догани
• Зразок догани №1 (текстова версія)
• Зразок догани №2 (текстова версія)
• Підтвердження працівника квитанції

Доганальні листи - це листи, написані керівником, щоб надати офіційну заяву про якість роботи, яку працівник повинен покращити. Доганальні листи часто є кроком у формальному процесі дисциплінарних дій, який може призвести до додаткових дисциплінарних заходів до працівника аж до припинення роботи, якщо працівник не покращиться.

Вимовні листи є важливою складовою в документації проблеми працівника та працедавця. У письмових доганах чітко та конкретно зазначено результативність, яка повинна покращитися, та наслідки, якщо результативність не покращиться.

Ці офіційні ділові листи зазвичай виконуються після будь-яких спроб керівника словесного навчання. Однак вони часто виходять перед словесним виправленням працівника - називаються вербальним попередженням або формальним вербальним попередженням. Усі кроки повинні зосереджуватись на питанні про ефективність або пов'язаних з ними проблеми.

Складові догани

Ефективні догани мають декілька спільних компонентів. Вони повинні мати чітке твердження про проблему чи питання щодо ефективності роботи, яку повинен покращити працівник. У ньому можуть бути перераховані кілька прикладів способів, яким працівник може змінити свою діяльність, щоб відповідати очікуванням результативності. Наведення прикладів надає працівникові спільну картину - спільне значення - навколо очікувань керівника та компанії.

Якщо це доречно, включіть часовий графік, протягом якого продуктивність працівника повинна покращуватися. Ця довідка може бути у формі строку або дати закінчення, в який час керівник переоцінить результати роботи працівника.

Поясніть, як неефективність впливає не тільки на працівника, але і на робоче місце та на успіх організації. Дайте чітку заяву про наслідки, які може очікувати працівник, якщо їх результативність не покращиться, як описано в догані.

Важливість підписів

Підпис керівника або керівника працівника важливий, коли мова йде про догани. Лист, як правило, містить твердження, що підпис працівника означає, що вони отримали лист. Це не обов'язково вказує на те, що вони згодні з його змістом. Ви повинні бути конкретними у формулюванні, щоб працівник розумів, що вони визнають, що квитанція не є неправильною.

Надайте можливість відповіді працівника

Ви повинні дати працівникові можливість відповісти на питання, порушені в догані. Заперечення має бути письмовим, датованим та підписаним працівником. Працівник може погодитись, не погодитися, висловити зухвалість тощо. Заперечення, написані працівником, додаються до оригіналів догани.

Зразок догани

Це приклад листа-догани. Завантажте шаблон догани (сумісний з Google Документами та Word Online) або подивіться нижче для отримання додаткових прикладів.

Зразок догани №1 (текстова версія)

До: Джеффі Джонс

Від: Джордж Петерсон

Дата проведення: 1 вересня 2018 року

Re: Лист догани

Це офіційна догана, щоб повідомити вас, що ваша ефективність не відповідає очікуваному рівню внеску. У вашій роботі як технічного експерта з обслуговування клієнтів очікування щодо роботи були розроблені всією групою експертів з технічної підтримки та їх керівником. Це означає, що вони є прийнятим стандартом для роботи кожного експерта з технічної підтримки.

Ви не можете виконати наступні способи.

• Кількість клієнтів, яких ви обслуговуєте за тиждень, на 30% нижче від стандартних, з якими зустрічаються решта фахівців з технічної підтримки.
• Ступінь складності проблем, на які ви вирішили відповісти, на 40% нижча за стандарт, який досягають інші співробітники.
• Тривалість часу, який клієнти проводять з вами по телефону, перевищує решту співробітників на 25%.

Як бачите, у трьох найважливіших вимірах ефективності для вашої роботи вам не вдається. Ваш керівник багато разів спілкувався з вами, і ви пройшли додаткову підготовку. Отже, ми вважаємо, що ви не готові виступати. Це негативно впливає на завантаженість решти технічного персоналу.

Нам потрібно побачити негайне покращення в усіх трьох сферах діяльності або відбудеться додаткове дисциплінарне втручання аж до припинення роботи. Ми маємо віру, що ви можете вдосконалитись. Потрібно бачити негайне покращення.

Джордж Петерсон, керівник

Маріан Демарк, менеджер з персоналу

Зразок догани №2 (текстова версія)

До: Лінда Родрігес

Від: Мері Вілмонт

Дата проведення: 1 вересня 2018 року

Re: Лист догани

Мета цього догану - офіційно повідомити вас про те, що ваша відвідуваність негативно впливає на вашу здатність закінчити роботу. Незважаючи на те, що працівники, звільнені від заробітної плати, не вимагають роботи в конкретні години, робочий тиждень за сорок годин є стандартною та очікуваною.

Ви не з’явились на роботу принаймні один день на тиждень з моменту початку своєї нової роботи і працюєте лише тридцять дві години на тиждень. Ваш менеджер поінформував вас про наявність відключення FMLA для особистих або сімейних медичних питань. Він також попросив вас, чи потрібне вам житло, щоб ви могли ефективно виконувати свою роботу.

Він запропонував вам відвідати відділ кадрів, щоб обговорити ці проблеми та вашу участь. Ви відмовилися від усіх трьох можливостей, які ми запропонували, щоб допомогти вам покращити цю низьку ефективність.

Реальність така, що ви не можете виконати свою роботу менше ніж за сорок годин. Вам не вистачає строків виконання робочих завдань, і ваша запізнення негативно впливає на роботу співробітників відділу маркетингу. Вони пропускають свої терміни внаслідок вашого невиконання.

Крім того, ваша незавершена робота, призначена вашим колегам, перевантажує їх навантаження, оскільки вони вже мають роботу, яка потребує сорока годин роботи на тиждень. Це несправедливо, і ми не будемо допускати цих негативних впливів на робоче місце починаючи з цього часу.

Нам потрібно негайно покращити ваше відвідування, або ми припинимо вашу роботу. Це означає, що ви повинні відвідувати роботу п’ять днів на тиждень. Якщо ви не відвідуєте роботу п’ять днів на тиждень, ви не можете досягти цілей, заради яких ви працювали.

Наша стандартна політика на оплачуваний вихідний час дає вам шість оплачуваних днів хворого та два дні особистого відпустки, які ви повинні використовувати протягом року. Ви повинні подати заявку на дні відпустки заздалегідь.

Ви вже використали чотири ваших хворі дні та всі ваші особисті дні з вашими поточними прогулами. Ми не плануємо приділяти вам більше часу. Це залишає вам лише два хворі дні та ваш оплачуваний час відпустки, про який потрібно заздалегідь вимагати.

Якщо у вас відсутність понад доступний оплачений час, ми припинимо вашу роботу. Ми сподіваємось, що ви зрозуміли, наскільки ви близькі до втрати роботи. Ви більше не отримаєте попереджень.

З повагою,

Мері Вілмонт, менеджер

Томас Креденс, директор з людських ресурсів

Підтвердження працівника квитанції

Важливо створити паперовий слід дій догани працівника. Цей процес дозволяє створити докази того, що працівник отримав адекватне повідомлення про проблеми та заходи, такі як консультування, були вжиті для виправлення ситуації.

Просте підтвердження квитанції про керівництво пояснює, що працівник отримав догану.