Як відповісти на питання внутрішнього аудиту
Зміст
- Співробітники зустрінуться з внутрішніми аудитами
- Відповідь чесно
- Припустимо, що вони нічого не знають про вашу область знань
- Підключіть точки для них
Внутрішні аудитори розглядають дії та обов'язки всіх працівників та відділів компанії, щоб виявити шляхи покращення функціонування організації в цілому. На поверхні це виглядає так, ніби вони вставляють себе там, де їм не належить, але насправді вони виконують вирішальну роль у захисті та вдосконаленні своїх організацій.
Співробітники зустрінуться з внутрішніми аудитами
Більшість приватних та державних корпорацій проводять регулярний внутрішній аудит, щоб переконатися, що вони дотримуються цілей та місій компанії. Уряд також завершить регулярні внутрішні аудити. І коли ви проходите свою кар'єру на державній службі, є хороший шанс, що вам доведеться відповісти на запитання внутрішніх аудиторів.
У переважній більшості обставин аудитори лише збирають інформацію. Наприклад, вони можуть намагатися зрозуміти, як функціонує ваша частина організації.
Не потрібно напружуватися, коли внутрішній аудитор розмовляє з вами. Внутрішні аудитори - це професіонали, які просто намагаються виконувати роботу свого дня. Зрозуміло, їх робота може зробити вас та інших незручними. Вони точно визначають слабкі місця в системах і рекомендують коригувати дії.
Зрештою, вони змушують їх організації діяти краще, і ваші відповіді на їх питання мають вирішальне значення для цього. Ось ось три поради щодо реагування на внутрішніх аудиторів, коли вони стукають у ваші двері.
Відповідь чесно
Внутрішні аудитори знають, коли щось не так складено. Не давайте їм причин сумніватися у вашій правдоподібності, будучи чимось менш ніж абсолютно чесним.
Якщо ви не знаєте відповіді на питання, не намагайтеся обдумати свій шлях. Ви просто змусите себе виглядати нерозумно, коли знайдуть справжню відповідь. Набагато кращий вибір - просто сказати, що не знаєш відповіді. Якщо це щось, що ви можете дослідити для них, запропонуйте зробити це. Вони можуть взяти вас за пропозицію, або вони вже можуть мати деякі ідеї, як отримати відповідь.
Якщо ви думаєте, що внутрішнім аудиторам може не сподобатися ваша відповідь, не соромтеся давати свою відповідь. Вони хочуть зрозуміти речі такими, якими вони є насправді, тому навіть коли ваша відповідь не полягає в тому, що полегшить їх роботу чи те, що вони очікують почути, їм потрібно знати правду.
Припустимо, що вони нічого не знають про вашу область знань
Внутрішні аудитори, як правило, гострі люди, але вони не можуть бути експертами у всьому. Деякі фокусують свою професійну підготовку та працюють над окремими аспектами внутрішнього аудиту, такими як інформаційні системи чи фінансовий сектор, але не вважають, що вони знають вашу область знань.
Це звучить як задане, але легко вписатись за допомогою жаргону або пропускаючи кроки при описі процесів. Що для вас бездумна дія, мабуть, не до внутрішнього аудитора, який прагне зрозуміти ваші бізнес-процеси. Подумайте про кожну вашу дію. Щось, що може здатися вам одним кроком, може бути декілька кроків, які ви зробили разом у голові через роки повторення.
Навіть коли розмова здається стомлюючою та надмірно простою, пам’ятайте, внутрішні аудитори намагаються розбити процеси на свої найменші види діяльності. Тільки тоді вони зможуть знайти, де процеси можуть піти не так.
Підключіть точки для них
Внутрішні аудитори не тільки деконструюють процеси до їх найменших шматочків, але й шукають взаємопов'язаність між людьми та процесами. Вони шукають усіх людей, які беруть участь у процесі, щоб побачити, хто повинен бути причетним, хто не залучений, але повинен бути, як ці люди взаємодіють і чи є достатній контроль для запобігання або зловлення шахрайства, відходів чи зловживань .
Відповідаючи внутрішнім аудиторам, вкажіть, де ви та ваші процеси взаємодієте з іншими та їхніми процесами. З'єднання подібних точок дає їм більш чітке уявлення про те, як працює організація в цілому. Така інформація також дає внутрішнім аудиторам висновки щодо того, з ким спілкуватися та де знайти додаткову інформацію.
