Використання важливих етапів в управлінні проектами

Зміст

• Коли використовувати етапи проекту
• Як часто ставити віхи у своєму плані
• Як відображаються віхи на вашій діаграмі Ганта
• Як назвати віхи
• Як відключити віхи
• Використання віх для спілкування

Однією з визначальних характеристик проекту є те, що він триває протягом певного періоду часу. Це може бути що-небудь від декількох тижнів до декількох років, а в деяких випадках для масштабних будівельних проектів або громадських робіт, десятиліття.

Щоб відстежувати прогрес на цьому шляху та забезпечувати досягнення основних результатів відповідно до часової шкали, керівники проектів використовують основні етапи.

Віхою проекту є завдання, тривалість якого дорівнює нулю, що означає досягнення в проекті. Вони використовуються як спосіб показувати рух вперед і прогрес і показувати людям, що відбувається, навіть якщо вони не мають детальних знань про завдання, які потрібно досягти. У цьому відношенні вони дуже корисні для спілкування зацікавлених сторін та встановлення очікувань.

Коли використовувати етапи проекту

Основні етапи в управлінні проектами використовуються для позначення:

• Початок значних фаз роботи
• Закінчення значних фаз роботи
• Терміни
• Коли приймається важливе рішення
• Інші фіксовані моменти часу, які потребують конкретного виклику

Як часто ставити віхи у своєму плані

Навчальний курс може рекомендувати вносити в план основні етапи приблизно раз на місяць. Це добре і добре правило, але вам потрібно використовувати своє професійне судження. Деякі місяці можуть мати велику активність, коли важливі зустрічі будуть позначені як віхи, прийняття рішень та закриття однієї фази та початок іншої.

В інші місяці ви можете бути зосереджені на виконанні, з дуже маленьким, якщо що, на чому ви можете повісити віху.

Для цілей звітності корисно створити причину, щоб хоча б раз у кожному циклі звітності було важливо.

Як відображаються віхи на вашій діаграмі Ганта

Віхи є одним із компонентів діаграми Ганта і відображаються на діаграмі як алмаз. Вони не відображаються як звичайне завдання, оскільки тривалість дорівнює нулю: іншими словами, вони не займають жодного разу. З метою планування на графіку Ганта вони просто відбуваються.

Якщо ви не використовуєте діаграм Ганта, ви все одно можете використовувати етапи. Ось 5 альтернатив діаграм Ганта: ви все ще можете включити основні етапи у свій план, використовуючи ці.

Якщо ви хочете бути особисто організованими, а програмне забезпечення для управління проектами не повністю інтегровано у ваш календар, ви можете скопіювати та вставити ключові дати у свій щоденник. Залежно від того, як ви любите працювати, це може нагадувати вам про те, що має бути в майбутньому.

Як назвати віхи

Віхи повинні мати чіткий опис у вашому графіку проекту, але не той, який означає, що вони є завданням. Тож вони не повинні називатися "Домовитись про перехід у Фазу 2", а "Фаза 2 починається". Якщо ви хочете відобразити зусилля домовитись про перехід до фази 2, то додайте завдання безпосередньо перед віхою для його висвітлення.

Віхи повинні описати момент, який вони представляють так:

• Фаза тестування завершена
• PID затверджено
• Договір підписаний

Багато керівників проектів вирішують також пронумерувати свої основні етапи для зручності. Якщо ви використовуєте структуру розбиття на роботу, ви можете використовувати нумерацію від цього. Інакше добре використовувати M1, M2 і так далі, щоб було зрозуміло, про що ви маєте на увазі. Чітка структура імен стає все більш важливою, оскільки кількість віхів збільшується, тому подумайте, як ви це зробите, якщо ваш проект буде працювати протягом декількох місяців.

Як відключити віхи

Основні етапи становлять частину вашого графіку проекту, тому, коли ваш графік є базовим, ви повинні врахувати, що ваші етапи вимкнено.

Якщо вам потрібно змінити дати ваших етапів, вам слід скористатися стандартною процедурою контролю змін для внесення змін у свій план. Це може бути настільки просто, як спілкуватися зі спонсором проекту та давати їм знати, чому дати потрібно змінювати, або настільки формально, як складання нового рекомендованого розкладу та прийняття його до ратифікаційного комітету, який буде ратифікований.

Краще розібратися, яким буде ваш процес відключення віхи, якщо він є, перед тим, як використовувати його, щоб ви не витрачали часу, коли вам доведеться внести зміни.

Використання віх для спілкування

Віхи корисні для спілкування та звітності, оскільки вони представляють мінімальні точки контролю в плані. Іншими словами, якщо ви вирішили всі інші завдання, ви все ще могли побачити, що відбувається, і продовжувати проект рухатися вперед, використовуючи лише основні етапи.

Ви повинні мати змогу витягнути основні етапи та помістити їх на інформаційну панель чи звіт проекту. Вони повинні розповісти історію проекту досить детально, щоб задовольнити людей, про які ви повідомляєте, як правило, ваш спонсор проекту чи інша виконавча група, така як керівна група (або колегія проекту). Щомісяця або на частоті звітування, яку ви використовуєте, ви можете показувати, які етапи були досягнуті.

Повідомлення проти важливих етапів є досить простим і часто робиться як таблиця. Ви перераховуєте опис основної віхи, дату її настання, а потім нову прогнозовану дату. Коли етап досягнуто і може бути позначений як завершений, ви також додаєте цю дату. Сподіваємось, це буде те саме, що і прогнозована дата, але проекти не завжди працюють так.

Таблиця подібної до цього дає зрозуміти, що було завершено, а що є видатним. Ви зможете спланувати відповідь на запитання: "Чому ми не досягли цієї віхи?" перед тим, як поїхати і зустрітися зі своїм спонсором або надіслати звіт.

Коли ваш проектний проект дуже довгий і у вас є багато віх, вам буде простіше відмовитися від завершених етапів кожного циклу звітування. Повідомляйте лише про основні етапи, які наближаються чи завершуються в цьому місяці: наступного місяця зніміть все, що було завершено минулого місяця, тому ви не постійно додаєте до тривалості звіту, розповідаючи людям про роботу, про яку вони вже знають, що вона закінчена.

Основні етапи є дійсно корисним інструментом управління проектами для планування, планування та звітування, і вони прості у використанні. Помістіть їх у свій наступний план проекту, прослідкуйте за ними, і ви дізнаєтеся, яка частота працює для вас найкраще.

Як і у всьому, що стосується управління проектами, використовуйте їх гнучко, щоб забезпечити бажаний результат, використовуючи ці поради та вказівки для інформування власних рішень.