Основне управління проектами 101

Зміст

• Що таке управління проектами?
• Елементи проекту
• Найважливіший елемент: сфера застосування
• Ресурси
• Час
• Гроші
• Управління проектами - це мистецтво та наука

Управління проектами - одна з найважливіших складових успішного бізнесу. Це впливає на доходи та зобов'язання, і в кінцевому підсумку взаємодіє із задоволенням та утриманням клієнта чи клієнта. Одночасно у вашої компанії може бути лише один проект, тоді як інші великі корпорації та організації можуть переглядати декілька проектів одночасно. За своєю суттю проекти тимчасові.

Проекти - це засіб для досягнення мети, і мета в підсумку буде досягнута. Ваш бізнес може перейти до іншого проекту ... чи ні. Це могло бути одноразовою метою.

Проекти спонукають до зростаючої потреби в робочій силі. Інститут управління проектами підрахував, що за період 2010–2020 рр. У всьому світі буде додано понад 15 мільйонів нових посад в управлінні проектами.

Що таке управління проектами?

Управління проектами - це не вся діяльність вашої компанії. Це лише один сегмент, конкретний проект із детальним планом щодо того, як ви та ваш бізнес збираєтесь досягти цієї мети. Це план, детально описаний у серії кроків, кожен з них такий же важливий, як і інші. Ви повинні досягти одного, щоб правильно перейти до наступного.

Подумайте про управління проектами як драбину, на яку потрібно піднятися. Ви не можете підскочити до вершини. Для максимальної ефективності ви повинні взяти його за рубеж. Ваша команда повинна застосувати доступні їм інструменти, а також їхній досвід та знання для виконання кожного кроку та переходу до наступного.

Досить просто сказати, що ви хочете потрапити в поле А, тому ви збираєтесь зробити 25 кроків у цьому напрямку. Але ви також повинні враховувати часові міркування у своєму проектному плані, і вам, швидше за все, доведеться працювати в межах бюджету. Ви можете повзати ці 25 кроків або можете пробігти. Це залежить від того, наскільки швидко ви повинні туди потрапити для успішного завершення проекту. Ви можете заощадити гроші, подорожуючи пішки, або можете найняти водія. Це залежить від бюджету, який ви виділили проекту.

Не існує єдиного підходу, системи чи плану. Кожен проект, який ви та ваша компанія вирішите, швидше за все, має свій графік, мету та бюджет. Ось чому так важливо мати кмітливого талановитого менеджера проектів, щоб вести шоу.

Елементи проекту

Успішний менеджер проекту повинен одночасно керувати чотирма основними елементами проекту. Ці елементи взаємопов'язані.

• Область застосування: Це передбачає розмір, цілі та вимоги проекту.
• Ресурси:Вам знадобляться люди, обладнання та матеріали.
• Час: Це стосується не лише того, скільки часу проект займе в цілому. Він повинен бути розбитий на тривалість завдання, залежності та критичний шлях.
• Гроші:Постійно зрозуміти витрати, непередбачувані прибутки та прибуток.

Найважливіший елемент: сфера застосування

Обсяг проекту - це визначення того, що проект повинен виконати, і бюджети часу та коштів, які були створені для досягнення цих цілей. Будь-яка зміна обсягу проекту повинна мати відповідні зміни в бюджеті, часі, ресурсах або всіх трьох.

Якщо проект має на меті побудувати будівлю для розміщення трьох віджетів із бюджетом 100 000 доларів, очікується, що це зробить менеджер проекту. Якщо область зміниться на будівлю для чотирьох віджетів, менеджер проекту повинен отримати відповідну зміну часу, грошей та ресурсів.

Ресурси

Існує три аспекти розуміння та управління ресурсами: люди, обладнання та матеріали.

Успішний менеджер проекту повинен ефективно керувати ресурсами, призначеними для проекту, включаючи членів команди проекту, персоналу постачальників та субпідрядників. Він повинен забезпечити, щоб його працівники мали навички та інструменти, необхідні для завершення роботи, і він повинен постійно контролювати, чи є у нього достатньо людей для завершення проекту в термін. Його завдання полягає в тому, щоб кожна людина розуміла завдання та терміни проекту.

Старший член кожної групи працівників звітує перед керівником проекту, коли він керує прямими працівниками, але співробітники можуть також мати лінійного керівника, який забезпечує технічне керівництво. У такій ситуації управління матрицею, як команда проекту, завдання керівника проекту полягає в наданні керівництву лінійних керівників проекту. Управління трудовими субпідрядами, як правило, означає керування керівництвом команди для субпідрядних працівників, які в свою чергу керують цими працівниками.

Керівник проекту повинен часто закуповувати обладнання та матеріали та керувати їх використанням, щоб команда могла ефективно працювати. Він несе відповідальність за наявність відповідного обладнання та матеріалів у правильному місці у відповідний час.

Час

Три елементи успішного управління часом - це завдання, графік та критичний шлях.

Побудуйте графік проекту, перерахувавши, для того, щоб усі завдання, які необхідно виконати. Деякі потрібно робити послідовно, тоді як інші можуть перекриватися або робити в тандемі. Призначте тривалість кожного завдання. Виділіть необхідні ресурси. Визначте попередників - які завдання повинні бути виконані перед іншими - та наступників, завдання, які не можна починати, поки не буде виконано одне інше. Цей аспект управління проектами іноді називають управління водоспадом тому що одне завдання слідує за іншим у більш-менш послідовному порядку.

Програмне забезпечення для управління проектами може спростити завдання створення та управління графіком проекту.

Деякі завдання мають невелику гнучкість у необхідних термінах початку та закінчення. Це називається "поплавок". Інші завдання не мають гнучкості. Вони мають нульовий поплавок. Рядок, що проходить через усі задачі з нульовим поплавком, називається критичний шлях. Усі завдання на цьому шляху - а їх може бути декілька паралельних шляхів - повинні бути виконані вчасно, якщо проект повинен надійти до його строку. Ключовим завданням управління часом управління менеджера проекту є моніторинг критичного шляху.

Гроші

Три міркування в управлінні грошима - це витрати, непередбачені ситуації та прибуток.

Кожне завдання має вартість, будь то трудові години комп’ютерного програміста чи ціна закупівлі кубічного двору бетону. Кожна з цих витрат оцінюється та нараховується під час підготовки бюджету проекту.

Деякі оцінки будуть більш точними, ніж інші. Таким чином, бюджет проекту повинен містити надбавку на випадок надзвичайних ситуацій - гроші, відведені в бюджеті "на всякий випадок", фактична вартість предмета дико відрізняється від кошторисної.

Прибуток - це гроші, які компанія хоче заробити за завдання. Це покладено на верхню вартість.

Таким чином, бюджет проекту складається з орієнтовної вартості плюс непередбачуваний плюс плюс будь-який прибуток. Завдання керівника проекту полягає в тому, щоб утримати фактичну вартість на рівні нижче або нижче розрахункової вартості та максимізувати прибуток, який компанія отримує від проекту.

Управління проектами - це мистецтво та наука

Для успішного управління проектами потрібна практика. Ці ідеї можуть дати тобі основне розуміння управління проектами, але вважати це лише початком. Якщо ваша робота чи шлях до кар’єри включає управління проектами, і якщо ви хочете вдосконалити свої навички, поговоріть з успішними менеджерами проектів, читайте та практикуйте. Управління проектами може бути дуже корисною кар'єрою.