Професійні рекомендації щодо написання листів та електронних листів

Відеоролик: Мотиваційний лист. Вступ 2022

Зміст

Професійні рекомендації щодо написання листів та електронних листів
Контактна інформація
Привітання
Тіло листа
Закриття
Підпис
Як звернутися до листа
Форматування листування
Настанови щодо написання листів
Приклади та шаблони
Коректування та перевірка орфографії

Який найкращий спосіб написати професійний лист - паперовим листом чи електронною поштою? Один насправді не кращий за інший. У деяких випадках має сенс спілкуватися електронною поштою, а іноді може знадобитися надсилання традиційного друкованого та підписаного листа. Що б ви не вибрали, важливо дотримуватися найкращих професійних рекомендацій щодо написання листів та електронних листів.

Електронна пошта швидше і простіше, але деякі повідомлення електронної пошти ніколи не відкриваються, і, залежно від того, кому ви пишете, і чому ви пишете, вам може знадобитися надіслати електронною поштою набраний та підписаний лист або навіть завантажити його в Інтернеті.

Тип обраного вами повідомлення залежить від того, з ким ви спілкуєтесь, і від мети вашого листування.

Усі добре написані листи містять кілька розділів. Інформація, яку ви включаєте в кожен розділ, та загальний формат залежить від того, чи надсилаєте ви набраний лист чи повідомлення електронною поштою.

Важливо, щоб ви знали різні частини листа і те, що повинно бути вказано в кожному. Вам також потрібно знати, як адресувати та підписувати як набрані, так і електронні комунікації. Різні частини листа такі:

Контактна інформація
Привітання (привітання)
Тіло листа
Закриття
Підпис

Контактна інформація

Спосіб включення вашої контактної інформації відрізнятиметься від того, як ви надсилаєте свій лист. В електронному повідомленні ваша контактна інформація буде в кінці повідомлення, тоді як у письмовому листі ваша контактна інформація знаходиться вгорі сторінки. Ось що потрібно включити у свій розділ контактної інформації, а також зразки обох введених листів та електронних листів.

Привітання

Вітання - це розділ привітання вашого листа з на зразок "Шановний містер Петерсон" або "До кого це може стосуватися". Ось перелік прикладів вітальних листів, які добре працюють для професійного листування.

Тіло листа

Основа вашого листа буде містити кілька абзаців. Перший абзац повинен містити вступ та коротке пояснення вашої причини написання. Другий абзац (і будь-які наступні пункти) повинні пояснити додаткові причини написання. Останній абзац повинен або вимагати дії від читача, якщо ви щось запитуєте, або вказувати, як ви будете подавати подальші дії. Не забудьте уточнити мету свого листа. Читачу потрібно знати, що ви просите, і як вони можуть вам допомогти. Або якщо ви пропонуєте послуги чи допомогу, переконайтеся, що вам зрозуміло, що ви можете надати.

Закриття

Лист закривається терміном на кшталт "З найкращими побажаннями" або "З повагою", який супроводжується комою, а потім ваш підпис, якщо ви надсилаєте набраний лист. Якщо ви надсилаєте повідомлення електронною поштою, просто введіть своє ім'я після закриття.

Підпис

Завершальним штрихом до вашого листа є ваш підпис, який у електронному повідомленні буде містити вашу контактну інформацію.

Як звернутися до листа

Важливо звернутися до особи, про яку ви пишете, формально, якщо ви їх дуже добре не знаєте.

Форматування листування

Тепер, коли у вас є вся інформація, яку потрібно включити у ваше повідомлення, перегляньте стандартний формат, який потрібно використовувати для листів та електронних повідомлень.

Настанови щодо написання листів

Наступним кроком є шліфування вашого листа. Між абзацами та вгорі та внизу сторінки має бути багато місця. Ви також хочете вибрати читаний, професійний стиль та розмір шрифту. Те, що ви говорите, залежатиме від причини, яку ви пишете, тому не забудьте адаптувати свій лист відповідно до вашої особистої та професійної ситуації.

Приклади та шаблони

Використання шаблону - це чудовий спосіб розпочати власний лист або повідомлення електронної пошти, оскільки ви починаєте з базового формату на місці. Просто заповніть свою інформацію у відповідному розділі листа.

Перегляд прикладів теж корисний, тому що ви отримаєте ідеї, що сказати у власній кореспонденції.

Коректування та перевірка орфографії

Нарешті, перед тим, як надрукувати або завантажити свій лист або надіслати повідомлення електронної пошти, перевірка орфографії, перевірка граматики та коректування.

Порада, щоб переконатися у відсутності помилок, - це прочитати її вголос. Ви можете помітити помилки, які ви пропустили, лише читаючи.