Список вмінь та обов'язків офісного помічника

Зміст

Обов'язки робочого помічника помічника
Як користуватися списками навичок
Найвищі навички помічника в офісі

Посади помічників офісних служб (подібні до особистих помічників) можна знайти у всіх галузях промисловості та мати досить великий набір навичок. Помічники офісу іноді називають секретарями або адміністративними помічниками, але те, що вони роблять, - це допомога у функціонуванні офісу. Незалежно від того, належить офіс юридичній фірмі, медичній практиці, навчальному закладу чи корпорації, потреби схожі; хтось повинен подавати записи, підтримувати графіки та піклуватися про рутинну комунікацію від імені людей, які користуються офісом. Щоб хтось міг бути ти.

Обов'язки робочого помічника помічника

Хоча посади помічників офісних офісів, як правило, схожі між собою, робота все ще змінюється - вона просто змінюється щодня, а не від посади до офісу. Сьогодні ви можете виступати в ролі рецептора, завтра може знадобитися ремонт принтера, а на наступний день після цього вам доведеться перевезти весь кабінет подачі в двадцять перше століття. Для успіху вам знадобиться дуже широкий набір навичок.

Офісні помічники є одними з великих неохайних героїв ділового світу, тому що, коли ви правильно робите свою роботу, ніхто не помічає - офіс, здається, працює сам. Але деяким людям подобається швидка, але гнучка робота, відчуття того, що лежить в основі всього. І хороший секретар все ще може знайти роботу майже де завгодно, в будь-якій організації.

Як користуватися списками навичок

Ви можете використовувати ці списки навичок у процесі пошуку роботи. По-перше, назви цих навичок функціонують як ключові слова, тому використовуйте стільки, скільки зможете, коли пишете своє резюме. Не покладайтеся на наймання наглядачів, щоб зрозуміти, що у вас є те, що вони хочуть, скажіть їм прямо.

По-друге, ви можете використовувати ці самі ключові слова у супровідному листі. Зосередьтеся саме на тих, про кого найбільше піклується ваш потенційний роботодавець. Вам доведеться провести свої дослідження, оскільки, хоча робочі місця помічників офісу часто подібні, наймання керівників відрізняються за своїми пріоритетами. Опис роботи, ймовірно, міститиме список необхідних навичок. Зверніть на це увагу.

Нарешті, ви можете використовувати цю дискусію для планування свого інтерв'ю. Переконайтеся, що ви готові принаймні один приклад за той час, як ви демонстрували навички з кожної категорії, перерахованої тут.

Це також може допомогти переглянути наш список навичок, перелічених за роботою та видами кваліфікації.

Найвищі навички помічника в офісі

Навички вербальної комунікації: Спілкування є критичним м'яким навиком для офісного помічника. Вам доведеться взаємодіяти з вашим керівником, колегами офісу, професіоналами, яким ви допомагаєте, і, можливо, клієнтами або людьми в інших офісах тієї самої організації. Ви всі працюєте як команда, і ви є її головним центром комунікацій. Вам потрібно буде бути веселим, корисним, добре обізнаним, артикулюючим та хорошим слухачем щодня.

Телефони відповіді
Відносини з клієнтами
Зв'язок
Переадресація телефонних дзвінків
Прийняття повідомлень
Маршрутизація телефонних дзвінків
Комутатор
Телефон
Вербальна комунікація

Письмові навички спілкування: Більшість офісних помічників багато пишуть. Вони можуть писати пам’ятки, заповнювати форми, або складати листи чи електронні листи. Деякі створюють вміст для веб-сайту компанії або редагують текст для інших. Чітке професійне письмове спілкування є обов'язковим.

Листування
Електронна пошта
Пошта
Розсилки
Введення тексту
Обробка текстів
Письмове спілкування

Доброзичливість: Помічник з офісу може бути першою людиною, яку клієнт бачить при вступі в офіс. Якщо на даний момент основний мешканець офісу відсутній, помічник офісу може бути єдиною людиною, з якою відвідувач спілкується. Ви повинні бути готові привітати кожного відвідувача посмішкою та добрим словом та допомогти їм у тому, що їм потрібно, наскільки ви зможете. Отже, хороші міжособистісні навички - необхідність.

Обслуговування клієнтів
Направлення відвідувачів
Гнучка
Дружні
Вітайте гостей
Міжособистісне
Позитивне ставлення
Надійність
Вітаючі відвідувачі

Технологічні навички: За старих часів секретарі багато писали. Часи змінилися, а також технологія, але офісні помічники все ще можуть розраховувати провести багато часу перед клавіатурою. Замість друкарської машини вам доведеться знати свій шлях до різноманітних програмних програм. Знати, як зробити легку технічну підтримку та як виправити непокірний принтер, також не зашкодить.

Комп'ютер
Excel
Інтернет
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Технологія

Організація: Офісні помічники повинні бути надзвичайно організовані, щоб ефективно вирішувати багато своїх завдань. Вам також потрібно допомогти організувати інших людей, не підтримуючи календарі, аби впорядкувати офіс.

Адміністративна підтримка
Призначення
Рахунки
Календарі
Діловодство
Введення даних
Доставка пошти
Електронна подача
Звіти про витрати
Подання
Операції на стійці реєстрації
Обробка грошей
Офіційні обов'язки
Оргтехніка
Інвентаризація канцелярських товарів
Офісне приладдя
Служба підтримки
Організація
Паперова справа
Доставка

Навички вирішення проблеми: Вирішення проблем або навички критичного мислення важливі для будь-якого помічника в офісі, оскільки ви часто будете людиною, до якої звертаються питання чи проблеми.