Практика управління наради допомагає підвищити продуктивність

Зміст

• Ключ управління наради - стенд PAT
• Почніть свої зустрічі вчасно
• Тримайте зустріч на тему
• Зберігайте та розповсюджуйте примітки / протоколи зустрічей
• Суть

Ми багато своєї роботи проводимо на зустрічах. У багатьох випадках погана практика управління наборами призводить до непродуктивного використання часу учасників. У відповідній статті ми пропонуємо рекомендації щодо перетворення п'яти загальних сценаріїв зустрічей у продуктивні події. Ось додаткові ідеї для підтримки посилення корисності, продуктивності та впливу нарад.

Ключ управління наради - стенд PAT

Деякі менеджери працюють з P.A.T. підхід до зустрічей, що вимагає: Пurpose, an Агенда, і а Тімерамфрейм. Озброєння учасників цими критичними умовами контексту перед сесією гарантує, що люди проявляють готовність до участі та підтримують загальний намір зустрічі. Чіткий P.A.T. контур допомагає забезпечити продуктивний сеанс.

Ви повинні мати можливість визначити мету зустрічі не більше ніж у 1 або 2 реченнях. "Ця зустріч призначена для планування нової маркетингової кампанії" або "ця зустріч полягає у перегляді нової політики доставки щодо обробки прибутку". Мета допомагає забезпечити всім знати, чому вони там, що потрібно зробити, і як орієнтуватися на прогрес і прагнути до висновку.

Встановіть порядок денний. Перелічіть пункти, які ви збираєтеся переглянути / обговорити / оглянути. Ми хотіли б призначити обмеження часу кожному пункту порядку денного (див. Нижче) та визначити особу, яка відповідає за модерування дискусії. Встановити часовий інтервал; як мінімум встановити час початку та закінчення. Ми також рекомендуємо встановити тривалість для кожного пункту порядку денного. Вони повинні дорівнювати загальним часовим рамкам зустрічей.

Почніть свої зустрічі вчасно

Якщо ви працюєте в одній із тих культур, де люди вступають у зустрічі аж до п'яти-десяти хвилин після запланованого часу початку, настав час почати новий тренд. Одна фірма закликає своїх керівників закривати двері в запланований час початку, а тих, хто запізнюється, запрошувати не відвідувати. Хоча це може бути більш драконічним, ніж ви хочете діяти, у вас не повинно виникати ніяких труднощів щодо наведення наради, перегляду мети та підтвердження очікувань та термінів.

Не чекайте, коли зловмисники з’являться. Коли хтось приходить із запізненням, не повертайтеся і не переглядайте те, що вже було висвітлено. Продовжуйте свою тематику зустрічей. Це буде незручно для стражника і покращить шанси на приїзд вчасно на наступній зустрічі.

Якщо організатор / спонсор зборів не з’явиться вчасно, розгляньте зустріч скасовану та поверніться до роботи. Тривалість очікування від п'яти до семи хвилин є розумною. Шанси на те, що організатор зустрічі зіткнувся з несподіваною складністю і вважає за краще не витрачати час на його / її очікування.

Тримайте зустріч на тему

Доброю практикою є присвоєння комусь ролі, щоб під час зустрічі слідкувати за кожним. Занадто часто дискусії переносяться, а потім деградують до витку думок, ідей, фактів та емоцій. Натомість призначте свою роль та повідомте всіх присутніх, що ця особа буде втручатися, якщо та коли дискусія відхилиться від порядку денного та конкретного питання обговорення. В одних фірмах ця роль позначається як "Cope Cope", в інших - "Topic Keeper". Незалежно від етикетки, ця роль надзвичайно корисна для підвищення ефективності та продуктивності ваших зустрічей.

Якщо виникають додаткові теми, які не є порядком денним, але важливі для обговорення, їх слід чітко фіксувати та розміщувати на «парковці» для подальшого розгляду та обговорення або для дискретного засідання. Власник наради залишає за собою право дозволити незначну розбіжність, якщо вона підтримує загальну мету зустрічі.

Зберігайте та розповсюджуйте примітки / протоколи зустрічей

Хтось, крім організатора зборів, повинен вести протокол зустрічі. Хороший запис протоколу включатиме:

• Час зустрічі, дата, місце знаходження
• Опис мети
• Копія порядку денного
• Список присутніх та список тих, хто не відвідував
• Детальний короткий перелік висновків, пунктів дій, відповідальності та дати їх завершення. Багато запитувачів використовують порядок денний як керівництво для перерахування висновків та дій.
• Заплановані подальші зустрічі, якщо це справді потрібно.

В ідеалі, розповсюджуйте конспекти зустрічей якомога швидше після завершення наради та абсолютно протягом одного робочого дня. Протоколи та конспекти служать важливим нагадуванням для учасників, а також джерелом інформації для інших зацікавлених сторін або для тих, хто пропустив зустріч. Хвилини - це чудовий інструмент для нагадування людям та колективам про вчинені подальші дії.

Суть

Цілком можливо, що зустріч призведе до позитивного результату, допомагаючи рухати проекти та людей вперед, просто не розраховуйте на це. Деяка ретельність і навмисне зміцнення ваших методів управління наборами підвищить ваші шанси досягти чудового результату.