Як організувати свої документи
Зміст
- Починаємо
- Зберіть свої документи
- Класифікуйте
- Окремі життєві документи
- Скопіюйте свій гаманець
- Створіть просту систему подачі документів
- Постійне технічне обслуговування
Більшість людей не замислюються про важливий документ, поки їм це не потрібно. Якщо ваші папери розповсюджені скрізь і у вас немає домашньої системи організації в домашньому офісі, ви можете витратити багато часу і енергії на пошук речей. Ви навіть можете щось втратити.
Починаємо
За допомогою декількох простих кроків ви можете організувати важливі паперові документи: вам знадобиться невелика шафа для подачі документів з двома ящиками або портативна підвісна скринька файлів, підвісні файли в шести різних кольорах, маніла третього розрізу, папки верхньої вкладки та додатковий вогнестійкий сейф. Або ви можете придбати великі вкладиші та вкладки. Тепер ви готові почати.
Зберіть свої документи
Перш ніж ви зможете організувати всі важливі документи, потрібно знайти їх. Іноді простіше сказати, ніж зробити. Перевірте висувні ящики домашнього офісу та папери, складені на вашому столі чи столі. Перевірте купи паперу, що захаращують кухонні стільниці, а також кухонні ящики та кошики. Подивіться на свій комод і тумбочку спальні. І останнє, але не в останню чергу, перевірте свій гаманець або портфель на наявність важливих документів, які ви випадково носите з собою.
Класифікуйте
Найважливіші документи належать до однієї з наступних шести категорій. Сортуйте всі зібрані документи таким чином:
- Головна та майнові записи: Іпотечний кредит, майнові акти, проекти благоустрою будинку та квитанції, інструкції з експлуатації приладів та гарантії, інформація про податок на нерухомість, поліси страхування житла та посібники
- Автозаписи: Назви, записи технічного обслуговування, страхові поліси та інформація, кредитна інформація та записи платежів
- Здоров'я: поліси страхування, посібники з пільг за медичним страхуванням, пояснення медичних пільг, лікарські рахунки, списки рецептів, гнучка інформація про рахунки, медичні квитанції, медичні директиви, поліси страхування життя
- Фінансові записи: Банківські виписки, податкові декларації, записи про відрахування податків, записи про інвестиції, записи позик, виписки з кредитних карток
- Електронні записи: Контракти на мобільні телефони та посібники з обладнання; квитанції від продажу та гарантії на комп’ютери, ноутбуки та планшети; кабельні та інтернет-плани та рахунки; квитанція про продаж бездротового маршрутизатора та посібник
- Особисті записи: Свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розлучення, документи про опіку, інформація про соціальне забезпечення, записи про імунізацію, паспорт, записи про військову службу, записи про хрещення та підтвердження, заповіти, план похорону та інформацію про місце поховання. Ви повинні мати їх для кожного члена сім'ї. Якщо у вас є домашні тварини, ви також можете включити до цієї категорії важливі документи, такі як ветеринарна інформація та вакцина.
Окремі життєві документи
Більшість важливих документів можна зберігати у звичайній шафі для подачі документів або у портативному підвісному файлі. Однак деякі з них слід зберігати в пожежонебезпечному сейфі або в іншому варіанті зберігання, наприклад, в сейфі.
Життєві документи - це ті, які було б дуже важко або забирали багато часу. Вони можуть містити конфіденційну особисту інформацію, яка може бути зламана злодіями особи, якщо їх викрадуть. Тим часом, якщо ваш будинок був знищений вогнем чи повені, ви хочете, щоб ці життєві документи залишилися цілими.
Для більшості людей такі документи вважатимуться життєво важливими: інформація про соціальне страхування, свідоцтва про народження, страхові поліси та контактна інформація агента, заповіти, майнові документи, титули автомобілів, паспорти та будь-який договір чи угода, що вимагали оригінального підпису.
Складіть основний перелік усіх життєво важливих документів, які ви розміщуєте у своєму пожежобезпечному сейфі чи в іншому варіанті зберігання.
Скопіюйте свій гаманець
Більшість із нас щодня несе критичну інформацію у своєму гаманці, і було б серйозно незручно, якби її втратили чи вкрали.
Зробіть копії посвідчення водія, донорської картки органів, картки (-ів) медичного страхування, членських карток для спортзалу, бібліотеки, програм лояльності продуктових магазинів, складських клубів тощо, і, що найважливіше, всіх кредитних та дебетових карток (копіювати передню і назад). Зберігайте ці копії разом з іншими важливими паперовими документами.
Створіть просту систему подачі документів
Чим простіша система подачі заявок, тим більше шансів на її послідовне використання. Візьміть кожну категорію важливого документа та призначте йому висячий колір файлу:
- Записи дому та майна
- Автозаписи
- Записи здоров'я
- Фінансові записи
- Електроніка Записи
- Особисті записи
Додайте відповідну кількість підвісних файлів до вашої системи подачі документів для кількості документів у кожній категорії.
Скористайтеся папками manila та створіть папку для кожного окремого документа в межах кожної категорії. Розташуйте папки у відповідному кольоровому розділі висячого файлу.
Якщо ви придбали великі вкладиші для вкладишів та вкладок на три кільця, позначте вкладки однаковими назвами записів, пробийте усі документи та впорядкуйте їх. Якщо папери не можуть бути пробиті отворами, помістіть їх всередину папки та замість цього пробийте папку.
Якщо папір не ваша справа, це може бути вільним моментом. Ви можете просканувати всі ці документи, зберегти їх на жорсткому диску та подрібнити оригінали.
Але використовуйте власний розсуд, оскільки деякі документи краще зберігати. Зберігайте оригінали всіх життєво важливих документів. Скористайтеся своїм найкращим судженням щодо інших. Більшість фінансових установ раді, коли ви їдете без паперу.
Постійне технічне обслуговування
Як тільки ваші важливі документи будуть організовані, зберігайте їх таким чином. Щомісяця, коли ви сплачуєте рахунки, подайте будь-які нові документи у відповідний розділ вашої системи подачі заявок. Одночасно шукайте документи, які ви видалили із системи протягом місяця, які все ще можуть бути поза системою подачі заявок. Повторно подайте їх. Принаймні двічі на рік переглядайте документи у вашій системі подачі документів, щоб побачити, чи можна їх очистити. Хороший графік, який слід дотримуватися, - це на перший календарний рік та в кінці кожного навчального року.
Доклавши невеликих зусиль, ви можете отримати довгострокові вигоди та заощадити час, упорядкувавши важливі паперові документи.
