Як надати відгук захисним працівникам

Зміст

• 10 порад, які допоможуть вам надати негативні відгуки

Зворотній зв'язок - це один з найпотужніших інструментів інструментарію керівника для підвищення продуктивності на робочому місці.

• Позитивний зворотний зв’язок зосереджується на виявленні та посиленні поведінки, що сприяє високій продуктивності.
• Конструктивний зворотний зв'язок - часто посилається на негативний зворотний зв'язок - зосереджений на виявленні та сприянні зміні поведінки, що погіршує високу ефективність.

Ефективний зворотний зв'язок характерний для поведінки (негативний чи позитивний) і надається максимально наближеним до події. Хоча мотивовані фахівці цінують як позитивні, так і конструктивні відгуки, менеджерам часто незручно їх надавати, особливо все, що вважається негативним. У опитуваннях та дослідницьких дослідженнях менеджери, які борються за надання конструктивних відгуків, стурбовані тим, що їм це не сподобається, або вони бояться створити інцидент, запропонувавши критику.

Дотримуючись та застосовуючи пропозиції, викладені в цій статті, менеджер може позбавити страху від надання негативних відгуків та перетворити розмову в конструктивну подію.

10 порад, які допоможуть вам надати негативні відгуки

1. Беріть під контроль свої емоції. Ви не хочете критикувати чужі дії, коли ви розлючені або засмучені. Якщо темпераменти гарячі, знайдіть час, щоб речі охололи. Хоча ефективні, конструктивні відгуки надаються максимально наближеними до спостережуваного інциденту, якщо ситуація нагріта, то добре запланувати зустріч на наступний день.
2. Ніколи не надсилайте негативних відгуків перед членом командис. Знайдіть приватне місце. Проведіть зустріч у своєму офісі або заплануйте конференц-зал для обговорення зворотнього зв'язку.
3. Зосередьтеся на спостережуваній поведінці, а не на людині. Пам’ятайте, мета конструктивного зворотного зв’язку - усунути поведінку, яка погіршує високу ефективність. Якщо людина сприйме, що він або вона атакується особисто, вони швидко перейдуть у захист, і можливість для змістовної дискусії буде втрачена.
4. Бути специфічним. Ефективний зворотний зв'язок є специфічним. Пропозиція, "Джон, ти впевнений, що це пошкодив" це може бути правдою, але це не говорить Джону, що він зробив не так. Те саме стосується того, щоб сказати Марії, що вона запізнюється надто часто працювати. Натомість опишіть дуже конкретну поведінку та визначте ділові наслідки поведінки. Наприклад: "Мері, коли ви запізнюєтесь на свою зміну, вона вимагає від нас затримати когось із попередньої зміни. Це вимагає від нас оплати понаднормових робіт; це доставляє незручності вашому колезі, і це може знизити якість, якщо вони не зрозуміють вашу конкретну роботу. Зробіть. ти розумієш?"
5. Будьте своєчасними. Якщо ви коли-небудь отримували довгий перелік негативних відгуків щодо щорічного огляду ефективності, ви розумієте, наскільки даремно цей внесок довгий після факту. Відгуки всіх типів повинні бути надані якнайшвидше після заходу.
6. Залишатись спокійним. Незалежно від того, наскільки ви засмучені, це ніколи не платить, щоб втратити контроль над своїми емоціями. Як згадувалося вище, якщо вам потрібен час, щоб зібрати свої емоції, відкладіть обговорення на кілька годин або максимум на день. Нагадайте собі, що метою зворотного зв’язку є сприяння вдосконаленню та підхід до дискусії із позитивним ставленням до них.
7. Повторіть свою віру в людину. Це підкріплює крок третій, але тут ви їм говорите, що ви все ще вірите в них як у людину та у їхні здібності; Ви просто хочете, щоб їх змінили. Скажіть щось на кшталт "ти хороший представник служби обслуговування клієнтів, тому я впевнений, що ти бачиш необхідність бути терплячішими до клієнтів".
8. Припиніть розмову та запросіть іншу сторону до участі. Після того, як ви сказали людині, які конкретні, останні дії були недоречними, і чому, перестаньте говорити. Дайте іншій людині можливість відповісти на ваші заяви і задати уточнюючі питання.
9. Визначте та погодьтесь щодо взаємно прийнятного плану дій. Погодьтеся, яке майбутнє виконання праці підходить працівникові. Якщо є певні речі, які повинен почати робити працівник, або потрібно припинити їх робити, переконайтеся, що вони чітко визначені. Якщо вам потрібно щось зробити, можливо, додаткове навчання для працівника, погодьтесь і з цим.
10. Встановіть час для подальших заходів.Встановлення чіткої дати та часу для перегляду дій та вдосконалення є важливою частиною процесу зворотного зв'язку. Це встановлює підзвітність та підвищує ймовірність підвищення продуктивності.

І пам’ятайте, що після того, як ви надіслали конструктивний зворотний зв'язок і домовились про план резолюції та подальшої діяльності, продовжуйте роботу. Не приховуйте поганої волі до працівника, оскільки він допустив помилку. Не накладайте на них курси страху, що вони можуть зробити іншу помилку. Слідкуйте за їх роботою, як і всі працівники, але не одержимо.