Відшкодування пробігу працівника
Зміст
- Тарифи на відшкодування пробігу компанії
- Відшкодування державним службовцям
- Вимоги до відшкодування автомобільних витрат
- Інші способи роботодавці компенсують працівників за автомобільні витрати
- Податкові наслідки для відшкодування пробігу
- Незаплачені автомобільні витрати
Компенсація працівникам за користування власним автомобілем дещо відрізнятиметься від роботодавця та сектору, але більшість організацій компенсують працівників приблизно за стандартною ставкою пробігу, встановленою IRS або приватною ставкою компенсації транспортного засобу. Ставка встановлюється щорічно Адміністрацією загальних служб (GSA) на основі досліджень, проведених незалежною консалтинговою фірмою щодо поточних витрат на використання транспортного засобу.
Для 2020 року стандартна ставка пробігу встановлюється в розмірі 57,5 копійок за проїжджану милю, що зменшилася з 58 центів за 2019. Цей фіксований, стандартний тариф включає витрати на страхування, реєстрацію, газ, нафту та обслуговування. Для тих, хто приводить багато до роботи, це може призвести до значного вирахування.
Тарифи на відшкодування пробігу компанії
Більшість роботодавців відшкодовуватимуть за ставкою IRS або GSA, оскільки вони можуть відняти до цієї суми як витрати, коли подають декларацію з податку на прибуток підприємств, хоча є й інші складні податкові формули, якими можуть користуватися роботодавці. Коли кваліфікованих робітників важко знайти під час економічних розробок, роботодавці швидше забезпечують конкурентоспроможні ставки відшкодування.
Служба внутрішніх доходів вимагає, щоб виплати відшкодування здійснювалися окремо від зарплати, без утримання податків. Тому деякі роботодавці оброблять виплати витрат через систему кредиторської заборгованості, щоб вони не були окремими від фонду оплати праці та підтримували відповідність законам IRS.
Якщо ваш роботодавець відшкодовує кошти за ставкою GSA або IRS або поблизу, ви можете бути впевнені, що отримуєте справедливу угоду.
Відшкодування державним службовцям
Державні службовці завжди отримуватимуть компенсацію за точно GSA-ставкою, якщо використання дозволеного приватного автомобіля дозволено або коли немає жодного урядового автомобіля.
Вимоги до відшкодування автомобільних витрат
Вам потрібно буде надати протокол пробігу, квитанції про газ та документацію про будь-яку іншу допустиму витрату витрат, пов’язану з вашим автомобілем. Без детальних записів ваш звіт про витрати може бути відхилений. Або ще гірше, ваш роботодавець може потенційно вжити дисциплінарних заходів, якщо він вважає, що ваша вимога може бути шахрайською. Багато роботодавців вимагають сучасного ведення обліку, як і IRS. Не намагайтеся оцінювати пробіг, який може порушити політику роботодавця.
Зберігання ручки та паперу у вашому автомобілі - це один спосіб, хоч і стомлюючий; кращий вибір - додаток для відстеження пробігу, який автоматично відстежує ваші поїздки в сучасному журналі, який ви можете роздрукувати або завантажити. Це ефективний спосіб відстежувати пробіг, стартові та кінцеві пункти та ділову мету, яку необхідно накопичувати, включаючи у свій звіт про витрати.
Інші способи роботодавці компенсують працівників за автомобільні витрати
За даними Товариства з управління людськими ресурсами, це звичайні альтернативи відшкодуванню пробігу, оскільки роботодавці можуть компенсувати працівникам витрати на ведення бізнесу:
Допомога на плоский автомобіль.Роботодавці надають працівникам квартирну допомогу на автомобіль, наприклад, 400 доларів США на місяць, щоб покрити витрати на паливо, знос, шини тощо.
Програми FAVR.Роботодавці відшкодовують працівникам за програмою відшкодування фіксованої та змінної ставки (FAVR), за якої працівники відшкодовують постійні витрати (такі як страхування, податки та реєстраційні збори) та змінні витрати на транспортні засоби (такі як пальне та технічне обслуговування). Відшкодування податків не обкладається податком для працівників, якщо дотримуються певні вимоги щодо обліку витрат.
Податкові наслідки для відшкодування пробігу
Відшкодування за пробіг вважаються безвідплатними виплатами роботодавцями, якщо вони документально підтверджені та не перевищують ваших фактичних витрат. Однак ваш роботодавець не може безпосередньо оплачувати експлуатаційні витрати, такі як ремонт або технічне обслуговування вашого автомобіля без податкових наслідків. Інші витрати, як плата за пряму допомогу, пов’язану з діловими перевезеннями, можуть бути відшкодовані без оподаткування за умови отримання квитанцій.
Деякі роботодавці надають щомісячну допомогу на автомобільні витрати. Якщо працівники зобов’язані подати записи про витрати, вони будуть оподатковуватися лише за будь-яку суму, отриману з перевищенням зареєстрованих витрат. Якщо роботодавці не потребують документації, то надбавка може підлягати оподаткуванню.
Незаплачені автомобільні витрати
Починаючи з 2018 року в податковому році, з імплементацією Закону про податкову знижку та робочі місця, робітники вже не в змозі відраховувати невиплачені автомобільні витрати. У 2017 році та в попередні роки ці витрати були відрахувані настільки, наскільки вони перевищували 2% від скоригованого валового доходу. Таким чином, працівники, які будуть активно керуватись частиною виконання своїх службових обов'язків, повинні ретельно оцінювати політику відшкодування коштів компанії під час перегляду пропозицій щодо роботи.
Якщо роботодавець, як правило, не відшкодовує автомобільні витрати, ви можете запропонувати зменшити зарплату в обмін на відшкодування, оскільки відшкодування буде захищено від оподаткування, якщо витрати документально підтверджені належним чином. Крім того, ви можете домовитись про більш високу зарплату, щоб врахувати додаткове податкове навантаження відповідно до нового податкового закону.
Згідно з даними IRS, незважаючи на припинення різних деталізованих відрахувань, відрахування на витрати, що підлягають визначенню при визначенні скоригованого валового доходу, не припиняються. Наприклад, члени резервного компонента Збройних Сил США (Збройних Сил), державні чи місцеві урядовці сплачуються на платній основі, а деякі виконавці-виконавці мають право відрахувати невиплачені витрати на проїзд співробітників як коригування загального доходу у рядку 24 Графіку 1 форми 1040 - 3 - (2018), а не як деталізований відрахування за Графіком А форми 1040 (2018), і тому він може продовжувати використовувати стандартну норму пробігу бізнесу.
Інформація, що міститься в цій статті, не є податковою чи юридичною порадою і не є заміною такої поради. Державні та федеральні закони часто змінюються, і інформація в цій статті може не відображати закони вашої держави чи останні зміни в законі.
