Привітання електронною поштою, які читають
Зміст
За даними BusinessInsider.com, середній працівник виділяє близько 25% свого дня на те, щоб розбиратися через сотні електронних листів. У той час як деяким людям потрібно підкреслити основний етикет електронної пошти, інші роблять помилки просто тому, що вони переповнені великим обсягом комунікацій.
Під час пошуку роботи ви, ймовірно, будете надсилати багато, багато електронних листів, включаючи супровідні листи, подячні записки та повідомлення на зв’язки, пов’язані з пошуком роботи.
Знайдіть час, щоб уникнути неприємних помилок, таких як неправильне написання когось імені, і обов’язково напишіть нотатки, які отримають відповідь.
Почніть з професійного привітання
Прагніть до ясності у вашій темі. Виберіть щось пряме, що визначає мету вашої електронної пошти, наприклад "змінено час зустрічі" або "швидкий запит щодо вашої пропозиції".
Уникайте звисати морквину тизером на кшталт "Мені потрібно повідомити вас ...", який намагається заманювати прочитане відкритим листом, щоб отримати ваше бажання. Люди часто вирішують, чи відкривати електронний лист на основі теми, тому вибирайте той, який чітко визначає вашу мету.
Використовуйте професійне привітання. Включіть відповідне привітання для обставин та одержувача. Деякі привітання працюють в електронній пошті, але не використовуються у звичайному листі, тоді як деякі привітання працюють для обох.
Виберіть привітання, виходячи з того, наскільки добре ви знаєте людину, якій ви пишете, та тип повідомлення, яке ви надсилаєте. Наприклад, якщо ви пишете комусь, кого знаєте, "Привіт Джим" підходить. "Шановний пане / пані. Сміт" було б доречно при поданні заявки на роботу або написанні ділового листа.
Уникайте відкриття електронного листа "hey", який звучить дуже неформально і зазвичай не використовується на робочому місці. Також ухиляйтесь від "Привіт, люди" або "Привіт, хлопці", навіть якщо природа вашої електронної пошти послаблена.
Приклади привітання
- Шановне Ім'я Прізвище(це добре працює, якщо ви не знаєте стать людини, якій ви пишете)
- Дороге ім'я(при надсиланні електронної пошти комусь, кого ви знаєте)
- Привіт Ім'я(По електронній пошті комусь, кого ви знаєте)
- Шановний пане. Прізвище
- Шановний пане. Ім'я прізвище
- Шановний доктор Прізвище
- До кого це може стосуватися
- Шановний менеджер з персоналу
- Шановний менеджер з найму
Використовуйте правильний розділовий знак після свого привітання. Для отримання більш офіційних електронних листів використовуйте крапку з двокрапкою після назви. Людям, яких ви знаєте або більше випадкових листувань, використовуйте кому після імені привітання.
Уникайте поширених помилок
Під час написання електронного листа такі помилки трапляються іноді, коли люди кидаються швидко збивати повідомлення. Знайдіть час, щоб переглянути своє повідомлення та виконайте наступні дії.
- Додайте електронну адресу останньою.Якщо у вас немає можливості скасувати повідомлення електронною поштою, додайте останню адресу, якщо у вас є швидкий палец. Вставте ім'я одержувача лише тоді, коли ви впевнені, що ваш електронний лист готовий.
- Уникайте старої помилки "відповісти всім".Слідкуйте за своїм тригерним пальцем, натискаючи "Відповісти усім". Поміркуйте, чи дійсно всім у списку потрібно прочитати, що ви маєте сказати. Також пам’ятайте про старіші електронні листи в ланцюжку, які, можливо, не хочете бачити хтось із списку «Відповісти всім».
- Ідіть легко на гумор. Гумор може бути важко розрізнити в електронній пошті, оскільки ваш тон не обов’язково просвічуватиме. Без мови тіла, міміки чи каденції, гумор може впасти рівномірно або навіть ненавмисно образити читача. Відіграйте його в безпеці і залиште його.
- Коректування.Не робіть помилки, думаючи, що люди прощатимуть помилки друку в неофіційних електронних листах, або що помилки будуть допущені, якщо ви набираєте телефон. Вас можуть суворо судити за помилки у своєму електронному листі, особливо якщо вони є розгульними. Не покладайтеся на перевірку орфографії, яка часто може обрати неправильне слово для вас. Перечитайте свої електронні листи, як і будь-який важливий документ. Зокрема, завжди перевіряйте та перевіряйте, чи правильно ви написали імена людей.
- Не використовуйте смайлики та смайлики. Все більше й більше електронних повідомлень почали нагадувати текстові повідомлення. Повідомлення на робочому місці зараз іноді містять емоції "великі пальці" або смайлики. Незважаючи на те, що вони стають все більш поширеними, уникайте емоджи та смайликів у формальному листуванні. Якщо ваше привітання електронною поштою містить прізвище людини, це впевнений знак, що вам слід залишити емоджи та смайлики.
- Пам'ятайте, що електронна пошта триває вічно.Подумайте двічі, перш ніж надіслати щось особисте чи конфіденційне, вистрілити когось електронною поштою, зневажити когось або відповісти гнівом. Навіть видалені електронні листи можна відновити з резервного копіювання даних. Такі види взаємодій краще проводити особисто. Застосовуйте правило 24 години. Якщо ви не впевнені, чи варто надсилати повідомлення, почекайте наступного дня, щоб прийняти рішення. Ще одне добре правило: не пишіть нічого в електронному листі, яким ви б не хотіли публічно публікувати, наприклад, в депозитації чи в соціальних мережах, наприклад.
